Der „Gelbe Schein“ gehört schon bald der Vergangenheit an – zumindest in der Papierform. Bis Ende des Jahres soll ein elektronisches Meldeverfahren die Papierform bei Krankschreibungen ablösen. Ziel ist, dass ab 01. Januar 2023 die AU-Daten durch den Arbeitgeber elektronisch bei den Krankenkassen abgerufen werden können und somit der Arbeitnehmer den gelben Zettel nicht mehr als Ausdruck persönlich oder per Post einreichen muss. Wie der Prozess zukünftig ablaufen soll, wie der Zeitplan ist und welche Besonderheiten zu beachten sind, erläutern wir in diesem Beitrag.
Einführung in zwei Phasen
Beschlossen wurde die Einführung durch den Bundestag im Jahr 2019. Ab Oktober 2021 sollten Arztpraxen die eAU-Daten bereits an die Krankenkassen übermitteln. Da jedoch die technische Ausstattung in den Praxen noch nicht lückenlos sichergestellt werden konnte und diese in der Zeit der Pandemie unter starker Belastung standen, wurde der Starttermin auf Januar 2022 verlegt.
Zweiter Teil des Einführungsplans ist das Abrufverfahren der eAU bei den Krankenkassen durch den Arbeitgeber. Wichtig und zu beachten ist, dass die Daten nicht automatisch an den Arbeitgeber übermittelt werden, sondern dieser nach Krankmeldung des Arbeitnehmers proaktiv die Daten bei der Krankenkasse abrufen muss. Ein pauschaler Abruf durch den Arbeitgeber ist nicht möglich. Offizieller und verpflichtender Start ist der 01. Januar 2023. Bis dahin läuft die Pilotphase, in der die Bescheinigung sogar doppelt ausgestellt wird: Einerseits läuft der elektronische Abruf der eAU durch den Arbeitgeber und andererseits erhält der Patient seine Papierbescheinigung, die er ebenfalls an den Arbeitgeber weitergibt, bis die Abläufe fehlerfrei funktionieren und alle Arbeitgeber technisch in der Lage sind, die Daten bei den Krankenkassen elektronisch abzurufen.
Ziele der eAU
Durch die elektronische Bescheinigung wird der papiergebundene Prozess abgelöst. Arbeitgeber sollen zukünftig digital über den Beginn und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Die Maßnahme läuft im Rahmen der Digitalisierungsstrategie im Gesundheitswesen und mit dem Ziel, die Gesundheitsversorgung in Deutschland zu vereinfachen und zu verbessern und den bürokratischen Aufwand zu verringern. Nicht zu vergessen – bislang wurden von Ärzten immerhin drei Durchschläge je Krankschreibung ausgestellt: Einer für den Arbeitgeber, einer für die Krankenkasse und einer für den Patienten. Rechnet man das wiederum auf ein Jahr und die Bevölkerung in Deutschland hoch, kommt doch eine beträchtliche Summe an Papierdrucken und einzelnen Handgriffen für Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Ärzte zusammen.
Welche Vorteile bietet das Verfahren?
Durch eine elektronische Übermittlung entfallen mögliche Diskussionen, ob die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rechtzeitig abgegeben wurde oder nicht. Gesetzlich geregelt ist eine Abgabefrist spätestens am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Doch Achtung: Arbeitgeber können diese Frist auch vertraglich anders festlegen.
Bescheinigungen können nicht verloren gehen, wodurch ein Nachfragen oder das Ausstellen einer Kopie nicht mehr nötig ist.
Es werden Kosten für Drucke, Porto und Umschläge gespart, der Zeitaufwand wird deutlich geringer.
Durch eine lückenlose Dokumentation von Krankheitstagen bei den Krankenkassen kann Krankengeld immer pünktlich und korrekt ausgezahlt werden.
Ein wichtiger Schritt in Richtung digitales Gesundheitswesen und Entbürokratisierung.
So läuft die Ausstellung zukünftig ab
Der Arbeitnehmer sucht bei Krankheit einen Arzt auf und dieser stellt eine Arbeitsunfähigkeit fest. Die Praxis übermittelt alle AU-Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse.
Der Arbeitnehmer informiert unmittelbar nach der Krankschreibung den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit. Das Einreichen des „Gelben Scheins“ entfällt dann an dieser Stelle.
Der Arbeitgeber wendet sich proaktiv an die Krankenkasse und ruft die relevanten Daten elektronisch ab. Eine eAU wird nicht automatisch von der Krankenkasse an den Arbeitgeber gesendet! Auch aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer dem Unternehmen schnellstmöglich eine Meldung gibt.
Hinweis: Wie schon erwähnt, ganz digital bleibt es trotzdem nicht. Denn Arbeitnehmende haben auch weiterhin Anspruch darauf, eine Bescheinigung in Papierform ausgestellt zu bekommen. Dies dient als Sicherheit und gesetzlich vorgeschriebenes Beweismittel für den Arbeitnehmer, sollte der Fall eintreten, dass aus technischen Gründen eine Übermittlung der Daten fehlschlägt.
TOPIX Tipp: Firmen können den Arbeitnehmern auch anbieten ein Foto vom oberen Abschnitt der Papier-AU zu schicken. Somit kann sichergestellt werden, dass Daten wie Datum, Erst- oder Folgebescheinigung, Start der Arbeitsunfähigkeit etc. korrekt beim Arbeitgeber eingehen. Dafür reicht auch ein Ausschnitt, denn private Daten wie die Diagnose müssen nicht angegeben werden.
Die Ausnahme bestätigt die Regel
Die eAU greift auch nicht in jedem Fall. Bei geringfügig Beschäftigten, bei Minijobs in Privathaushalten und bei Privatversicherten wird sie nicht zum Einsatz kommen.
Umsetzung in der Personalabteilung
Für Unternehmen bedeutet die eAU eine Prozessanpassung in der Personalabteilung und Mitarbeiterorganisation. Die Informationen zu Krankentagen müssen grundsätzlich zeitnah eingehen und an die Lohn- und Entgeltabrechnung weitergegeben werden. Um die Daten bei den Krankenkassen abrufen – und vor allem datenschutzkonform verarbeiten zu können – muss eine passende Infrastruktur vorhanden sein. Durch ein Human-Resource-System wie TOPIX HR können Personalverwaltungsprozesse deutlich vereinfacht und zentralisiert werden. Denn neben den digitalen Daten müssen Personaler auch weiterhin die Papierbescheinigung des Arbeitnehmers annehmen und weiterverarbeiten, schon allein deshalb, weil bei z.B. privatversicherten Angestellten die eAU nicht greift. Beide Wege müssen also weiterhin umsetzbar sein.
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