Maximilian Lehr arbeitet beim ERP-Hersteller Sage zwar erst ein gutes halbes Jahr mit Enterprise Architect, ist aber vom Nutzen für seine Arbeit rund um die Einführung von ERP-Systemen begeistert. Wurden bisher nämlich die Prozesse beim Kunden dokumentenbasiert erstellt, so läuft das nun alles in Modellform wesentlich schneller und ist zudem übersichtlicher und weniger fehleranfällig.
Entdeckt hat Maximilian Lehr, Team Manager Consulting für Sage X3, den Enterprise Architect in einem externen Konzernprojekt. Dort verwendete ein Lösungs-Architekt auf Basis eines eigenen Referenzmodells die beliebte Modellierungs-Plattform von Sparx Systems. „Sowohl das Referenzmodell wie auch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten des Enterprise Architect wurden uns so plastisch erklärt, dass ich mich sofort für das Werkzeug begeisterte. Besonders positiv aufgefallen ist mir, dass direkt bei der Arbeit gleich auch die Dokumentation entsteht und damit das Projekt zu jedem Zeitpunkt hervorragend abgebildet und immer gut gepflegt ist“, erinnert sich der ERP-Spezialist.
ERP-Einführung wird grafisch dargestellt
Also lud man den Vortragenden für einen Workshop zu Sage ein und hatte damit großen Erfolg. Inzwischen arbeiten Lehr und ein Kollege, die beide eine ähnliche Rolle wie ein Lösungs-Architekt einnehmen, mit anhaltender Begeisterung mit der Modellierungs-Plattform. Sie wird von den beiden rund um ERP-Neueinführungen bei Kunden eingesetzt, um Ihre Prozesse in einem Modell abzubilden. Hauptaufgabe ist dabei die Erstellung eines Lösungsdesigns mit Business Process Model and Notation (BPMN), einer Sprache zur Beschreibung von Geschäftsprozessmodellen. „Bei dieser Beschreibung ist es besonders wichtig, immer den Überblick zu bewahren. Und das funktioniert mit den Modellen wirklich sehr gut!“
Dazu Hans Bartmann, Geschäftsführer von SparxSystems Central Europe: „Die Ablösung von textbasierten Prozessen durch einen modellbasierten Ansatz schreitet deswegen so rasch voran, da Modelle für alle Beteiligten viele Vorteile bieten. Hat man sich erst einmal in die modellierende Denkweise eingelebt, so wird das sehr rasch und in vielen Facetten erlebbar. Es freut uns daher sehr, dass nun auch Sage im Rahmen der ERP-Neueinführung mit Enterprise Architect arbeitet und dabei gleichzeitig seine Prozesse beschleunigen und die Kommunikation mit den Kunden vereinfachen kann.“
Lernen im Selbststudium und mit dem Kompendium
Das gesammelte Wissen aus dem Workshop rund um die Erstellung von Templates und eine passende Referenzarchitektur ergänzte Lehr noch mit den Inhalten aus dem von SparxSystems CE herausgebrachten „Kompendium zu Enterprise Architect“: „Das sehr praxisnah konzipierte Buch half uns bei den noch offenen Fragen. Natürlich war die Lernkurve zunächst ziemlich steil, aber überraschend bald ergab sich ein intuitiver Umgang mit der doch äußert umfangreichen Plattform.“ Lehr und sein Kollege konzentrierten sich mit ihrem Referenzmodell ganz auf die ERP-Einführung und ließen andere Themen, z.B. Schnittstellen, weg. Damit bleibt das Modell sehr übersichtlich und ist einfach anzuwenden.
Gemeinsame Arbeit am Modell
Wie bereits erwähnt, wird Enterprise Architect von den beiden ERP-Spezialisten bei Kunden benutzt, um die vorhandenen Prozesse in einem Modell abzubilden. Meist geht es dabei um ERP-Neueinführungen, daher müssen zunächst alle Prozesse aufgenommen werden, um sie dann im ERP-System abbilden zu können. „Früher nahmen wir den Prozess am Laptop auf, erstellten dann einen Bericht in Word und übergaben diesen dem Kunden“, erinnert sich Lehr. Wie man sich vorstellen kann, entstanden dabei viele Unklarheiten hinsichtlich der Prozesse und die Erhebung war sehr langwierig und fehleranfällig.
Heute wird in den Workshops bei Kunden mit einem Beamer gearbeitet, um die Prozesse sofort gemeinsam zu klären und zu verifizieren. Im Enterprise Architect entsteht automatisch die Dokumentation, die sich um zusätzliche Detail-Notizen anreichern lässt. „In unserer Arbeit sehen wir, dass die Kunden durch die grafische Aufarbeitung die eigenen Prozesse viel leichter verstehen und auch schneller Ungereimtheiten finden. Diese lassen sich gemeinsam rasch klären“, so Lehr. Das sei gerade bei größeren Firmen mit oft sehr komplexen Prozessen ein zentraler Vorteil, da das bisherige Vorgehen zu vielen Unklarheiten geführt habe.
Modelle sind für alle leicht verständlich
In einen ERP-Einführungsprozess sind sowohl beim Auftraggeber als auch beim Lieferanten viele unterschiedliche Personen involviert. So wird etwa die Prozess-Erhebung beim Kunden meist von anderen Personen als die weitere Bearbeitung des Projekts durchgeführt. „Hier mussten oft Hunderte Seiten übergeben werden, was zu erheblichen Problemen bei der weiteren Bearbeitung führte“, weiß Lehr. Modelle mit ihrem hohen Abstraktionslevel sind dagegen sehr schnell erfassbar und für alle Beteiligten leicht verständlich. Bei Bedarf stehen vertiefende Informationen weiterhin in Textform zur Verfügung, sie verstellen allerdings nicht mehr den Überblick.
Erweiterung hin zur Anpassungs-Programmierung
Im Zuge einer ERP-Einführung kommt es häufig zu Anpassungen, um mit dem System auch alle Anforderungen des jeweiligen Unternehmens abdecken zu können. Dabei entstehen ebenfalls viele Dokumente, die in der weiteren Handhabung kompliziert sind. Daher kann sich Lehr für die Zukunft gut vorstellen, dass sich der Einsatz von Enterprise Architect hin zur Anpassungs-Programmierung ausweitet: „Wie wir jetzt tagtäglich selbst erfahren, bietet die Arbeit mit Modellen in diesen Projekten immense Vorteile. Wenn sich das bei uns intern herumspricht, dann werden sich die Nutzerzahlen sicher noch deutlich ausweiten.“
Dabei könnten neben der BPMN auch andere Sprachen zum Einsatz kommen, etwa für die fachliche und die technische Entwicklung. So kämen dann auch operativ tätige Entwickler in den Genuss der vielen Vorteile, die mit der modellbasierten Entwicklung verbunden sind.
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Sage ist globaler Marktführer für IT-Systeme, die in kleinen und mittelständischen Unternehmen für mehr Transparenz sowie flexiblere und effizientere Abläufe in den Bereichen Buchhaltung, Unternehmens- und Personalmanagement sorgen. Millionen Kunden weltweit vertrauen Sage und seinen Partnern, wenn es um optimale Lösungen aus der Cloud und den nötigen Support geht.
Durch die langjährige Erfahrung seiner Mitarbeiter und Partner steht das Unternehmen seinen Kunden nicht nur in erfolgreichen, sondern auch in herausfordernden Zeiten zur Seite – mit praxisorientierten Ratschlägen und Lösungen sowie fundierter Technologie- und Marktexpertise.
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Dateianlagen:
- Maximilian Lehr, Team Manager Consulting für Sage X3 (Quelle: Maximilian Lehr)
- Hans Bartmann, Geschäftsführer von SparxSystems Central Europe
- Enterprise Architect wird von Sage bei Kunden benutzt, um die vorhandenen Prozesse in einem Modell abzubilden (Quelle: Sage)
- Auszug aus einem Workshopbericht zur ERP-Einführung mit Unterstützung von Enterprise Architect (Quelle: Sage)
