Ein äußerst wichtiger Punkt der geltenden GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen in der Verfahrensdokumentation genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.
Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt grundsätzlich, unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens.
Das müssen Sie wissen und umsetzen
Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein.
Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die in den GoBD enthaltenen Anforderungen und Ordnungsvorschriften Beachtung finden.
Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
Das Verfahren der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Scan-Vorgang) muss in der Verfahrensdokumentation niedergelegt werden.
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) und der Vorgehensweise zur Datensicherung sind Bestandteile der Verfahrensdokumentation.
Der automatische Buchungsvorgang muss nachvollziehbar sein.
Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.
Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.
Kurze Checkliste zur Verfahrensdokumentation
Sind alle relevanten Prozesse und Tätigkeiten durch Verfahrens- und Arbeitsanweisungen dokumentiert?
Sind alle relevanten automatischen Bearbeitungsschritte dokumentiert?
Liegen aktuelle interne Verfahrensübersichten bzw. ein Verfahrensverzeichnis vor? Werden diese bei Veränderungen zeitnah gepflegt?
Liegt eine Anwenderdokumentation und technische Systemdokumentation für sämtliche IT-Systeme im Unternehmen (Benutzerhandbuch, Administrationshandbuch usw.) vor?
Wurden die vom Hersteller gelieferten Dokumentationen durch die Darstellung der individuellen Anpassungen ergänzt?
Inhalte einer Verfahrensdokumentation
Der Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation werden nicht vorgeschrieben. Die Verfahrensdokumentation kann in Papierform, in elektronischer Form oder auch in Kombination geführt und aufbewahrt werden. Doch welche Bestandteile enthält die Verfahrensdokumentation?
Im BMF-Schreiben werden vier Bestandteile zu einer Verfahrensdokumentation gefordert:
- eine allgemeine Beschreibung
- eine Anwenderdokumentation
- eine technische Systemdokumentation und
- eine Betriebsdokumentation
Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Anforderungen der GoBD sind, sofern eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, komplett erfüllt.
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