Erfolgreicher Einsatz der Software ConAktiv bei advice IT Consulting GmbH

Pressemeldung der Firma Connectivity GmbH

advice IT Consulting GmbH ist ein unabhängiges Beratungshaus und Systemintegrator für Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Prozessoptimierung und Archivierung. Das Team erfahrener Berater betreut seit 2002 viele Kunden in ganz Deutschland „rund ums digitale Dokument“ und realisiert Lösungen zur Automatisierung des Posteinganges. Auch die professionelle Unterstützung bei der Softwareauswahl gehört zum Leistungsportfolio.

Anforderung

Nach 7 Jahren stand advice IT vor der Wahl in Excel-Sheets zu ertrinken oder ein ERP-System einzuführen. Folgende Fragen sollten geklärt werden: Ist ein ERP-System nicht zu groß für uns? Welches ERP-System ist geeignet? Wie hoch ist der Aufwand der Implementierung eines ERP-System? Intern wurde schnell klar, advice IT benötigt:

– nur noch eine Datenbasis von der ersten Kaltakquise bis zur letzten Mahnung
– Leistungserfassung und Zeiterfassung
– Möglichkeit der Abrechnung von Dienstleistungen
– Zusammenspiel mit Lexware

Zwei advice IT-Mitarbeiter wurden beauftragt, den ERP-Markt im Hinblick auf die eigenen Anforderungen zu evaluieren. Beide sind unabhängig voneinander auf die ERP-Software ConAktiv IT aufmerksam geworden. Nach Online-Präsentation, Verhandlungen und mit dem Wissen, worauf es bei einer guten Software ankommt, hat sich advice IT Anfang 2009 für die Unternehmenssoftware ConAktiv entschieden.

Umsetzung

Vorplanung:

Für die Implementierung von ConAktiv IT wurden mit dem Connectivity-Berater Oliver Schultz gemeinsam zunächst die Vorplanung durchgeführt. Dazu zählen: Bestandsaufnahme, Definition und Analyse der Arbeitsprozesse und Umsetzung in ConAktiv sowie der Einführungszeitplan. Es standen dabei immer die spezifischen Kundenanforderungen im Vordergrund.

Realisierung:

– Installation durch den Support-Mitarbeiter Thorsten Setzer
– Datenimport
– Administratorenschulung: das „System erst mal verstehen“
– eigene Daten „in Ordnung“ bringen
– Formulare anlegen

Uwe Johann, Senior Consultant advice IT Consulting GmbH zur Einführungsphase von ConAktiv: „ Wir fühlten uns als Softwaremenschen im Rollentausch: Selber neue Software lernen statt anderen beibringen….Schmerz lass nach und dann schließlich konnten wir uns doch freischwimmen…“

Im nächsten Schritt wurde die Verwaltung von Wartungs- und Supportverträgen und die Abwicklung der Lagerwirtschaft/Inventarisierung in ConAktiv integriert. Sogar das Versenden von Weihnachtsgeschenken und Messeeinladungen wird mittlerweile einfach und reibungslos in ConAktiv abgebildet.

Nutzen

– advice IT kann mit Hilfe von ConAktiv sehr schnell Angebote erstellen – statt 20 Minuten werden nun nur 10 Minuten benötigt. Bei ca. 200 Angeboten pro Jahr werden rund 4-5 Arbeitsstunden pro Monat im Vertrieb gespart.
– Die Leistungserfassung geht etwas langsamer bis gleichschnell wie früher, sie läuft jedoch strukturiert ab. Also im Consulting etwa 0 Stunden gespart.
– Das Projektcontrolling wurde überhaupt erst möglich, da hat man also etwas Neues geschaffen.
– Die Auswertung der Leistungserfassung für die Rechnungsschreibung geht um Welten schneller. Statt 12 Excel Mappen á 4-5 Sheets pro Woche, d.h. 200 Sheets pro Monat auszuwerten und in Rechnungen zu übertragen, geht alles auf Knopfdruck. „Ich würde sagen, wir haben in der Verwaltung etwa eine halbe bis eine Stelle eingespart. Nicht, dass wir jemand entlassen hätten, aber wir hätten diese Stelle irgendwann schaffen müssen“, so Uwe Johann, advice IT GmbH.

Fazit

Mittlerweile hat sich alles „eingeschwungen“ und advice IT ist rundum zufrieden mit dem Einsatz von ConAktiv. Die zum Teil sehr komplexen Projekte mit umfangreichen Dienstleistungen, Lizenzen, Hardware und Wartung sind viel übersichtlicher geworden und können jetzt mit Hilfe von ConAktiv besser und einfacher abgerechnet werden. „Wir haben die richtige Entscheidung getroffen und der Support verdient sich Bestnoten“, so Uwe Johann, advice IT.

Ausblick

Es gibt immer neue Wünsche…



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Dateianlagen:
Connectivity GmbH konzentriert sich auf die Entwicklung und den Vertrieb der Unternehmenssoftware ConAktiv. Im Fokus von Connectivity steht dabei die Geschäftsprozessoptimierung. Die Software ConAktiv eignet sich als umfassende Unternehmenssoftware für Ingenieurbüros, Softwärehäuser, EDV-Dienstleister, Internet-Agenturen, Werbeagenturen, Unternehmensberatungen und alle projektorientierte Dienstleistungsunternehmen. ConAktiv stellt das Projekt und alle damit verbundenen Prozesse in den Vordergrund und deckt neben den allgemeinen Geschäftsprozessen auch alle projektorientierten Geschäftsprozesse in einer einzigen Software ab. ConAktiv integriert alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens unter einer einheitlichen Oberfläche. Die Arbeitsabläufe zwischen den Abteilungen verlaufen reibungsloser durch die intuitiv zu bedienende Software, Informationsfluss und Abstimmung werden vereinfacht. So können Geschäftsprozesse optimiert und die Produktivität gesteigert werden. Geringe Investitionen und überschaubare Folgekosten sowie die schnelle Implementierung und Nutzbarkeit von ConAktiv sind für unsere Kunden ausschlaggebend, sich vertrauensvoll für ConAktiv zu entscheiden. Zudem überzeugt die modulare Bauweise, denn Sie kaufen nur das, was Sie brauchen. ConAktiv deckt folgende Bereiche ab: Internes Nachrichtensystem * Durchgängiges Kommunikationssystem * Verknüpfung einer Nachricht mit Angebot, Rechnung oder anderem Dokument * Todo-Liste für tägliche Aufgaben und Notizfunktion * Erinnerungsfunktion mit Alarm * Vergabe von Priorität und Status (gelesen, in Bearbeitung, etc.) * Automatische Dokumentation von aktuellem Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter * Wiederholungsfunktion für wiederkehrende Aufgaben Terminmanagement * Terminübersicht, in der die Termine aller Mitarbeiter angezeigt werden * Für die persönliche Termineingabe gibt es eine detaillierte Einzelansicht * Urlaubsplaner inklusive * Erinnerungsfunktion für anstehende Termine * Wiederholungstermine und Gruppentermine mit automatischer Benachrichtigung * Terminverschiebungen per Drag + Drop Marketing-Vertrieb-CRM Zielgerichtetes Marketing, intelligente Vertriebssteuerung und effektive Nutzung der Geschäftbeziehungen helfen die Dinge am Laufen zu halten. Dank des integrierten CRM wird ConAktiv als effektives Werkzeug zum Managen und Verbessern der Marketing- und Vertriebsprozesse genutzt. Das ERP-System unterstützt dabei umfassend bei der Planung, Durchführung und Steuerung. Projektmanagement Perfekte Projektplanung, exakte Zeiterfassung und effizienter Ressourceneinsatz halten Ordnung. Alle gewünschten Informationen zu den Projekten stehen jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung und erleichtern auch dank der integrierten Kapazitäts- und Auslastungsplanung die Terminierung und Überwachung der Projektvorgänge. Auftragsabwicklung-Vertragsmanagement-Lagerverwaltung Vom Angebot bis zur Faktura deckt ConAktiv das gesamte Spektrum der betriebswirtschaftlichen Korrespondenz ab. Das integrierte Vertragsmanagement sorgt für eine optimierte Verwaltung und Überwachung von Serviceverträgen. Mit Hilfe der umfassenden Warenwirtschaft habe Sie Ihre Bestände im Griff. Controlling-Finanzen Lückenlose Nachvollziehbarkeit und leistungsstarkes Reporting helfen bei der Entscheidungsfindung. ConAktiv unterstützt die Entscheider bei der Beschaffung, Aufbereitung und Analyse aller notwendigen Daten. Workflow-Groupware Einfacher Informationsaustausch, enge Teamarbeit und umfassende Mitarbeiterunterstützung schonen Ressourcen. Service Connectivity bietet Consulting, Projektmanagement, Entwicklung, Integration, Hotline und laufende Betreuung an. Preise und Konditionen Die All-Inclusive-Pakete von ConAktiv werden für unterschiedliche Branchen und Einsatzgebiete entsprechend modifiziert. Im Umfang enthalten sind eine individuell festzulegende Anzahl von Lizenzen, ein umfangreicher Service-Vertrag und regelmäßiger Update-Software sowie Hotline. Finanzierung Interessante Finanzierungsmöglichkeiten wie Miete, Mietkauf oder Leasing runden das Gesamtpaket ab. Schonen Sie Ihre Investitionen und achten Sie auf den ROI. Nahtlose Integration ConAktiv lässt sich nahtlos in die bestehende Softwarelandschaft integrieren und verfügt über verschiedene Schnittstellen wie zum Beispiel zu SAP, Diamant, DATEV, Lexware, KHK und zu Ihren Web-Applikationen. Highlights von ConAktiv: • einheitliche Datenbasis • maximale Transparenz und Effektivität in den Geschäftsprozessen • modularer Aufbau – so individuell wie Ihr Unternehmen, ConAktiv wächst mit dem Unternehmen mit • umfangreiche leistungsstarke Funktionalitäten • einfache intuitive Bedienung Connectivity hat mit ConAktiv eine Unternehmensoftware für mittelständische Unternehmen entwickelt, die auch das Customer Relationship Management (CRM) umfasst. Anwender können damit nicht nur alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben wie Auftragsabwicklung, Projektmanagement und Controlling erledigen. Der Anwender hat gleichzeitig ein Instrument zur Hand, das Akquise und Kundenbindung praktikabel unterstützt. Zwei weitere Vorteile sind hervorzuheben: Die Lösung kann ohne großen Aufwand individuell angepasst werden, etwa die Benutzeroberfläche. Auch lässt sich die Software bei Bedarf schnell auf eine größere Version umstellen - sowohl im Funktionsumfang als auch bei der Zahl der Lizenzen.


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