Der Kommunale Schadenausgleich Schleswig-Holstein mit Sitz in Kiel hat das Papier in der Sachbearbeitung abgeschafft. Statt dessen nutzen die Sachbearbeiter des Kommunalverbandes heute Software-Lösungen aus der DOXiS4 iECM-Suite von SER. Das Plus an Effizienz bringen dem KSA vor allem die intelligente Volltextsuche und die workflow-gesteuerte Sachbearbeitung.
DOXiS4 ersetzt beim KSA Kiel die vorher papiergebundene Verarbeitung der eingehenden Belege für die Schadensbearbeitung. Die Juristen und die nicht juristischen Sachbearbeiter haben sich vom Papier verabschiedet und sind auf elektronische Bearbeitung umgestiegen. Bereits beim Posteingang gibt es einen Methodenwechsel: Der gesamte Posteingang wird nach dem Scannen des Schriftverkehrs in die elektronischen Postkörbe der Sachbearbeiter eingestellt und kann von ihnen dann sofort bearbeitet werden.
Der Kommunale Schadenausgleich Kiel ist eine kommunale Selbsthilfeorganisation, die für ihre Mitglieder – Städte und Gemeinden aus Schleswig-Holstein – Schäden aus der gesetzlichen Haftpflicht, aus der Haltung von Kraftfahrzeugen und aus kommunaler Unfallfürsorge reguliert. Pro Schaden erhalten die Sachbearbeiter eine Fülle von Dokumenten, die früher die Aktenordner füllten, heute aber eingescannt und elektronisch weiterbearbeitet werden. Ein großer Vorteil der neuen Arbeitsweise ist die ständige Verfügbarkeit der elektronischen Belege im Gegensatz zum früher vorherrschenden Papier. Einfacher, als in Aktenordnern zu blättern, ist die Suche nach einem Dokument mit der intelligenten Volltextrecherche von DOXiS4. Die Vorlagenverwaltung im SER-System unterstützt die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zusätzlich. „Die Begeisterung über das neue System ist groß, eine Rückkehr in das ‚Papierzeitalter‘ nicht vorstellbar“, so Mathias Banck, Geschäftsführer des KSA Kiel. Zusätzlich zur effizienteren Vorgangsbearbeitung profitiert der KSA auch durch das Einsparen von Lagerplatz für die herkömmlichen Ordner. Eingehende Papierdokumente werden eingescannt und dann vernichtet.
Zum Einsatz kommen beim KSA Kiel ECM-Lösungen aus der DOXiS4-Familie für Archiv, Dokumentenmanagement (DMS), eAkten, TextMining (kontextsensitiver Volltext), Postkorbverwaltung und Workflow. Alle Dokumentenarten wie Papierbelege, E-Mails und Dateien werden einheitlich im DOXiS4 Archiv abgelegt. Die ECM-Lösungen von SER sind eng mit den KSA-eigenen Systemen integriert. Die elektronischen Akte können direkt aus dem Bestandsverwaltungssystem KSA Forms heraus aufgerufen werden.
Über den KSA Kiel
Der Kommunale Schadenausgleich ist eine als nicht rechtsfähiger Verein organisierte Versicherungseinrichtung. Seine Aufgabe ist es, durch Umlegung Schäden auszugleichen, die aufgrund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen, aus der Haltung von Kraftfahrzeugen sowie Leistungen aus der kommunalen Unfallfürsorge ihrer Mitglieder und solcher zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben betriebener Unternehmen resultieren, an denen ein oder mehrere kommunale Mitglieder oder sonstige Gebietskörperschaften mit mindestens 50 % beteiligt sind. Der Kommunale Schadenausgleich Schleswig-Holstein hat derzeit ca. 1.800 Mitglieder. Darunter sind außer den kommunalen Gebietskörperschaften auch kommunale Verbände und Gesellschaften wie Sparkassen, Stadtwerke, Krankenhäuser, Hafenbetriebe etc.
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