PORTICA GmbH Marketing Support hat ihre Leistungen erweitert und unterstützt nun einen internationalen Konzern bei der Lagerung und Verwaltung medizinischer Studien. Dabei kommt der PORTICA DocumentArchiveManager zum Einsatz – eine Lösung zur kostengünstigen und revisionssicheren Verwaltung analoger und digitaler Medien. Diese hilft Unternehmen, eigene Ressourcen zu schonen.
Im konkreten Anwendungsfall übernimmt PORTICA die revisionssichere Lagerung von Patientenunterlagen. Dabei handelt es sich um Akten, die Ärzte in klinischen Studien angelegt hatten und die auch nach der Schließung von Arztpraxen weiter aufbewahrt werden müssen. Über den PORTICA DocumentArchiveManager bestellt der Konzern Kartons, die PORTICA an die jeweiligen Praxen schickt. Dort werden die Unterlagen in die Kartons verpackt und versiegelt zu PORTICA gesendet. Der Full-Service-Dienstleister bewahrt die Akten auf und vernichtet sie schließlich nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist. Dabei werden alle Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten, unter anderem durch Zugangskontrolle und Videoüberwachung. Der Konzern kann sämtliche Schritte – von der Einlagerung bis hin zur Aktenvernichtung – über die webgestützte Verwaltungsoberfläche des PORTICA DocumentArchiveManagers verfolgen.
Der PORTICA DocumentArchiveManager verfügt über großes Potenzial. Er ermöglicht generell die Erfassung der für die Archivierung relevanten Informationen über verschiedene Verfahren. Diese stehen anschließend in einer Datenbank zur Verfügung. Das Herzstück der Lösung knüpft direkt an die vielfältigen anderen Dienstleistungen des Fulfillment- und Prozessspezialisten an, beispielsweise im Bereich Logistik. Der PORTICA DocumentArchiveManager bietet zudem eine webgestützte, ergonomische Verwaltungsoberfläche. Somit können die Anwender – je nach ihren Zugriffsrechten – via Internet zum Beispiel Akten bestellen oder den Archivierungsstand einer Akte oder eines Kartons einsehen. Es stehen verschiedene Versandoptionen zur Auswahl, wie die physische Zustellung der Dokumente oder die digitale per „scanning on demand“. Bei letzterem werden die angeforderten Unterlagen digitalisiert und können anschließend im Cockpit, also der Zentrale des PORTICA DocumentArchiveManager, abgerufen werden. Ein individuell konfigurierbares Reporting sorgt für Transparenz und lückenlose Rückverfolgung.
Die Abteilung Professional Services von PORTICA gewährleistet die Betreuung der Unternehmen. Dabei agieren die Berater nach einer plausiblen und kontinuierlichen Struktur. Alle Anfragen werden im Rahmen eines modernen Ereignis-Managements festgehalten, Veränderungswünsche dokumentiert und vom Kunden freigegeben. So ist sichergestellt, dass PORTICA als verlängerte Werkbank arbeitet und Kunden sich verstärkt der erfolgreichen Entwicklung ihres Geschäftes widmen können.
So wurde auch bei dem neuen Projekt der gewünschte Leistungsumfang in einem Pflichtenheft dokumentiert und abgenommen. Anschließend koordinierten in der Projektmanagement-Methode PRINCE2 ausgebildete Manager die Maßnahmen, so dass die gesetzten Termin-, Kosten- und Qualitätsziele eingehalten wurden. Das Projekt konnte innerhalb weniger Wochen implementiert werden.
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