Der AWO-Kreisverband Bielefeld vereinfacht das Rechnungswesen und Controlling mit Diamant/3 IQ und verbessert damit sein Berichtswesen

Der Kreisverband der Arbeiterwohlfahrt in Bielefeld hat mit Diamant Software einen starken Partner für das Rechnungswesen und Controlling gefunden. Der Wohlfahrtsverband führte im April Diamant/3 IQ ein und erlebt seitdem starke Arbeitserleichterungen. Die Zusammenarbeit mit dem Softwarehaus Diamant aus der gleichen Region hat sich als Glücksfall entpuppt. Diamant/3 IQ ist für den Einsatz in kleinen und großen Verbänden bestens gerüstet.

Diamant/3 IQ – das clevere Rechnungswesen – stellt auch beim AWO-Kreisverband Bielefeld erneut unter Beweis, dass der Einsatz in einem Wohlfahrtsverband in kurzer Zeit Kosten- und Produktivitätsvorteile schafft. Zuvor hatten unter anderen schon die Arbeiterwohlfahrt Westliches Westfalen sowie Weser-Ems auf eine Lösung von Diamant Software gesetzt und ebenso gute Erfahrungen gemacht. Rolf Potschies, Vorstandsvorsitzender der Arbeiterwohlfahrt Bielefeld, berichtet nun: „Bereits die Auswertungsmöglichkeiten in der Standard-Ausführung der Software haben uns begeistert.“ In Bielefeld setze man die Software seit Mitte April produktiv ein, und schon jetzt seien die Vorteile klar sichtbar. Vor Diamant/3 IQ habe es bei der Übernahme von Daten aus vorgelagerten Systemen oft gehakt. Heute sei die Übernahme beispielsweise von Lohn- und Abrechnungsdaten überhaupt kein Problem mehr. Und auch die Buchungen der Kontoauszüge sind längst nicht mehr so zeitintensiv: Diamant erledigt dies automatisch. „In unserer täglichen Arbeit ist die Datenübernahme nun ein angenehmes Highlight und bedeutet einen Quantensprung im Workflow“, freut sich AWO-Vorstand Potschies.

Auch die zahlreichen Besonderheiten, die im Rechnungswesen eines Wohlfahrtsverbandes berücksichtigt werden müssen, decke die Software wunderbar ab:

· Wohlfahrtsverbände verwalten viele spezielle Kostenstellen sowie Einrichtungen. Plan-Ist-Abweichungen schnell zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten, ist dabei unerlässlich.

· Projekte müssen hinsichtlich der Budgets überwacht und passende Mittelverwendungsnachweise erstellt werden.

· Sonderposten und zweckgebundene Zuschüsse tragen ein Übriges zur besonderen Lage der Verbände beim Rechnungswesen bei.

Die funktionale Abbildung all dieser Eigenheiten sei schon Bestandteil des Standards von Diamant, sodass „die Umstellung erstaunlich schnell und reibungslos gelaufen ist“, sagt Rolf Potschies.

Als Beispiel dafür gelten auch die schuljahresbezogenen Auswertungsmöglichkeiten von Diamant. Die Arbeiterwohlfahrt muss bei der Schulsozialarbeit an Grundschulen (OGS) regelmäßig Berichte erstellen, deren Zeitraum nicht das Kalender-, sondern das Schuljahr umfasst. Auch die Lastschrifteinzüge rund um das Essensgeld von Schülern gestalten sich mit Diamant deutlich einfacher als früher, berichtet der Vorstandsvorsitzende. Die lückenlose Excel-Integration erleichtert zudem enorm den Import externer Daten und den Export der Berichte.

Grundsätzlich sei man mit der Software von Diamant daher hochzufrieden. „Überdies ist die Oberfläche von Diamant sehr benutzerfreundlich“, erklärt der Vorstandsvorsitzende. Jeder Mitarbeiter hätte nach einer kurzen Einführungsschulung im Tagesgeschäft mühelos mit der Lösung arbeiten können. „Und bei kleinen Anfangswehwechen waren die Hotline und die Beraterin von Diamant immer für uns da und fanden sehr schnell eine Antwort auf das Problem.“

Bild1: Rolf Potschies

BU: Rolf Potschies, Vorstandsvorsitzender der Arbeiterwohlfahrt Bielefeld: „Die problemlose Datenübernahme aus den vorgelagerten Systemen, bei uns vor allem die Lohn- und Abrechnungsdaten sowie die Daten der Kontoauszüge, sind für uns ein Highlight. Insbesondere die automatische Übernahme der Daten und der nahtlose Betrieb aller Systeme bedeuten für uns einen Quantensprung in der täglichen Arbeit.“

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Bild2: AWO Bielefeld

BU: Die AWO Bielefeld bietet Computerkurse für Senioren an. Die Lehrgänge erfreuen sich großer Beliebtheit bei der älteren Generation. Experten vermitteln den Ruheständlern PC- und Internetwissen. Die Kurse werden regelmäßig angeboten. Über die Rechnungswesen-Software stellt die AWO Bielefeld allen Beteiligten entsprechende Rechnungen.

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Bild3 Kinder- und Jugendarbeit AWO Bielefeld

Quelle: AWO Bielefeld

BU: Die Schulsozialarbeit an Grund- und Hauptschulen ist eines der Haupttätigkeitsfelder der Arbeiterwohlfahrt. Hier treffen sich Kinder mit Betreuern beispielsweise für Freizeitaktivitäten oder zur Hausaufgabenbetreuung. Ein wichtiger Punkt ist auch das ausgegebene Mittagessen für die Kinder, deren Kosten über die Software mit den Eltern und den Einrichtungen abgerechnet werden.

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Arbeiterwohlfahrt Bielefeld – der Verein

Der AWO-Kreisverband Bielefeld e. V. mit Geschäftssitz in Bielefeld bietet seit mehr als 50 Jahren soziale Dienstleistungen in Bielefeld an. Heute ist der Kreisverband mit über 60 Einrichtungen im gesamten Stadtgebiet vertreten.

Zu den Angeboten der AWO Bielefeld zählen Einrichtungen der ambulanten und teilstationären Altenhilfe, Kinder-, Jugend- und Familienhilfe, Begegnungs- und Servicezentren sowie Fort- und Weiterbildungseinrichtungen.

Die AWO Bielefeld zählt über 2.300 Mitglieder und umfasst 19 Ortsvereine sowie 3 Stadtteilgruppen. Neben den rund 540 hauptamtlich beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind etwa 250 Honorarkräfte sowie 750 ehrenamtliche Mitarbeiter/-innen für die AWO in der Region aktiv. Jährlich gibt es mit ca. 20.000 Klienten mehr als 450.000 Klientenkontakte.

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