Die Auswahl geeigneter Software stellt wohnungswirtschaftliche Unternehmen wie Immobilienverwaltungen oder Wohnungsunternehmen vor eine große Aufgabe. Die Programme sind äußerst komplex und damit für viele Entscheider schwer fassbar. Wie die Auswahl einer Software strukturiert angegangen werden sollte und sich dabei objektive Vergleichskriterien für Entscheider schaffen lassen, beantwortet das neue Haufe Whitepaper „Softwareauswahl in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft“.
Im ersten Schritt sollten Entscheider zunächst die Software-Anbieter herausfiltern, die sich mit ihrem Produktportfolio als möglicher Partner empfehlen. Viele Unternehmen betreiben permanent Marktbeobachtung. Die Markterkundung über Internetrecherche, Software-Berater, Messebesuche oder der Erfahrungsaustausch mit Kollegen hilft bei der gezielten Herstellersuche. Jedes wohnungswirtschaftliche Unternehmen zeichnet sich durch seine Besonderheiten aus. Daher ist es im nächsten Schritt wichtig, die gewünschten Produkteigenschaften präzise festzulegen. „Ein vorgefertigter Anforderungskatalog, der ausgewählten Anbietern zum Ausfüllen gesendet wird, hilft entscheidende Kriterien der unterschiedlichen Softwareangebote objektiv miteinander zu vergleichen“, erklärt Dr. Carsten Thies, Geschäftsführer der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. „Nach Prüfung der Dokumente sollten zwei bis drei Anbieter im finalen Auswahlverfahren übrig sein.“
Präsentation und Entscheidung
Im letzten Schritt sollten die verbliebenen Anbieter zu zwei Terminen eingeladen werden. Beim ersten Treffen stellen die Softwarehäuser sich und ihr Angebot im Anwenderunternehmen innerhalb eines halben Tages vor. „Darauf folgen Termine an zwei oder drei Tagen, in denen das Produkt detailliert vorgestellt wird“, erläutert Thies. „Diese Zeit ist notwendig, um beispielsweise Geschäftsvorfälle durchzuspielen und damit die Leistung der Software bewerten zu können.“ Sehr wichtig sei dabei, dass die späteren Anwender an der Präsentation teilnehmen, um die Wirkung der benötigten Funktionen und die gebotenen Zusatznutzen – wie ergonomische Programmfolgen – umfassend einschätzen zu können. Ein Vergleich der Angebotspreise wird möglich, wenn beispielsweise die Kosten und Folgekosten aufgeschlüsselt und auf fünf Jahre verteilt werden. Matthias Sykosch, Vorstandsvorsitzender der Haufe-Lexware Real Estate AG, erläutert: „Je nach wirtschaftlicher Stärke des Anwenderunternehmens kann bei der Entscheidung für ein Produkt entweder die Funktionalität oder der finanzielle Aspekt im Mittelpunkt stehen.“
„Der mit der Software-Suche verbundene Zeitaufwand und die Kosten lohnen sich“, betont Thies. Denn ein im Unternehmen installiertes Programm wird in der Regel 15 Jahre und länger genutzt. Der wirtschaftliche Schaden ist hoch, wenn das Programm dann nicht alle Funktionen beinhaltet und die Mitarbeiter nicht effektiv arbeiten können.
Das Haufe Whitepaper „Softwareauswahl in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft leistet wertvolle Hilfestellung zur Frage, wie der Beschaffungsprozess – von der Markterkundung bis hin zum Vertragsabschluss – strukturiert gestaltet werden sollte. Das Dokument steht auf www.haufe.de/realestate zum kostenfreien Download bereit.
Kostenlose Hilfestellung für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft
Haufe ergänzt sein breites Angebot an Fachinformationen mit kostenlosen neuen Whitepapern für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft. Die bis zu 15 Seiten umfassenden Dokumente behandeln beispielsweise branchenbezogene (Fall-)Studien, Anwenderbeschreibung oder Marktforschung und liefern damit wertvolle Informationen und konkrete Anleitungen zur Optimierung von Prozessen in wohnungswirtschaftlichen Unternehmen und Immobilienverwaltungen. Whitepaper bieten präzise Problemlösungen für ausgewählte Situationen.
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