Täglich produziert die schwedische Niederlassung des Transport- und Logistikunternehmens
DHL nicht weniger als 50.000 Rechnungen, Debitorenlisten, Abfertigungsunterlagen und andere Dokumente. Durch eine Automatisierung und Rationalisierung der dokumentenbezogenen Prozesse konnte das Unternehmen daher beträchtliche Einsparungen erzielen.
Um eine zuverlässige Auslieferung zu gewährleisten, ist es notwendig, dass jeder DHL Kurier sowohl mit den Sendungen als auch mit den Begleitpapieren vertraut ist. Mit der neuen Lösung MultiArchive Output Manager können jetzt Routenlisten per Fax oder SMS sogar direkt an die Fahrer gesendet werden, die bisher noch nicht an das elektronische Routensystem der DHL angeschlossen sind. Im alten System wurden alle Transportdokumente auf besonderen Vordrucken erstellt, die dann archiviert werden mussten. Mit dem Übergang zur neuen Lösung von Multi-Support können alle erforderlichen Transportdokumente jetzt direkt am Bildschirm ausgefüllt werden. Gleichzeitig wird eine Kopie im elektronischen Firmenarchiv abgelegt.
„Das ist viel flexibler als bei unserem früheren System, wo wir jedes Mal, wenn irgendwo
eine Kleinigkeit geändert wurde, neue Vordrucke und Formulare anfordern mussten.
Heute brauchen wir für solche Korrekturen und Anpassungen nur wenige Minuten.
Dadurch, dass die 12 Millionen Dokumente des Unternehmens in digitaler Form vorliegen, ist es für unsere Mitarbeiter erheblich einfacher, benötigte Dokumente zu finden und herunterzuladen. Mit dem neuen elektronischen Archiv brauchen wir keine Kopien unserer
Unterlagen mehr manuell in Ordnern abzulegen. Dadurch sparen wir sehr viel Zeit
und Geld“, erläutert Mats Nyman, bei DHL Schweden verantwortlich für Systementwicklung.
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