Dokumente sind wichtige Bestandteile eines nachvollziehbaren Geschäftsablaufes. Doch nicht nur das Verwalten der Dokumente, wie es Dokumenten-Management-Systeme (DMS) tun, ist wichtig, sondern auch das Erstellen dieser und die strukturierten Daten dahinter.

Welche Arten von Dokumenten gibt es

Jedes Dokument ist in gewisser Art ein Informationsträger, ist aber gleichermaßen auch an eine Form gebunden, die es ermöglicht, festzustellen, ob das Dokument wirklich von Ihnen kommt. Beispiele für Dokumente sind:

• Rechnungen
• Angebote
• Forderungen
• Informations-Briefe
• Verträge (Arbeitsvertrag, Geschäftsabschluss, Vereinbarungen

Für Sie ist es insbesondere wichtig, zu wissen:

• Wer
• welches Dokument
• mit welchen Informationen erhalten hat.

Dokument-Erstellungs-Management systematischer angehen

DEM ist ein Beratungsprozess. Zuerst müssen Sie eingrenzen, welche Dokument-Typen in Ihrer Firma verwendet werden. Eine Antwort darauf finden Sie in Ihrem Word-Vorlagen-Ordner. Aber auch das Aufstellen und Kategorisieren aller Prozesse fördert ans Tageslicht, welche Dokumente Sie verschicken müssen.

Als nächsten Schritt müssen Sie festlegen, welche Informationen die Dokumente, die Sie erstellen, transportieren. Das sind beispielsweise:

• Bei Rechnungen und Angeboten: Empfänger, außerdem die Posten mit Menge, Bezeichnung, Preis
• Bei Arbeitsverträgen: Vertragspartner mit Name und Anschrift, Gehalt, Arbeitsstunden und festgelegtem Tätigkeitsfeld
• Bei Verträgen: Vertragspartner, Gewählter Tarif, Laufzeit

Verknüpfung der Daten

Nun fragen Sie sich, warum man die Dokumente systematischer verwalten sollte. Eine Erstellung eines Textdokuments aus einer Wordvorlage, das Ausdrucken und Abheften, sowie das Behalten einer Kopie im DMS dürften doch ausreichen, oder? Interessant wird organisiertes DEM erst, wenn die Daten aus den Dokumenten miteinander verknüpft werden:

• Verknüpfung von Dokument-Empfängern mit einem CRM-Datensatz
• Verknüpfung von Zeiträumen mit einem Kalender, oder noch besser einem Kapazitäts-Planungs-Programm
• Verknüpfung der Vertragslaufzeiten mit dem Controlling (Auswertung)

3 Formen von Dokumenten-Präsenz

Damit kommen wir zu einer Zusammenfassung, dass Dokumente in 3 Formen präsent sein können:

1. Ausgedruckt auf Papier
2. Erzeugt oder eingescannt als PDF
3. Maschinenverarbeitbare, verknüpfte Daten in einer Datenbank

Am wertvollsten ist die 3. Form, da man aus der 3. Form die 2. Form erzeugen kann (wie das geht? Kontaktieren Sie uns!), sowie die 2. Form ausdrucken kann, womit man die 1. Form vorliegen hat.

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