Was bedeuten die neuen GoBD für ERP-Systeme

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Pressemeldung der Firma Trovarit AG

Das Finanzministerium hat Ende 2014 seine „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht. In den GoBD ist die Sichtweise der Finanzverwaltung hinsichtlich der Frage dokumentiert, wie die IT-gestützte Buchführung und darüber hinaus alle sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen in Unternehmen geführt sein müssen. Für den Unternehmer bedeuten die neuen Regeln einen Eingriff in die kaufmännischen Prozesse seines Unternehmens, für den Software-Anbieter die schnelle Bereitstellung neuer Funktionen, welche die ordnungsgemäße Buchführung auch weiterhin gewährleisten können.

Das Competence Center Risikomanagement der Trovarit AG hat sich intensiv mit dem Thema innerhalb seines Whitepapers „Was bedeuten die neuen GoBD für ERP-Systeme?“ auseinandergesetzt. Auf der IT & Business (29.09.-01-10-2015) können sich die Besucher mit ihren Fragen direkt an die Köpfe des Competence Centers, Andreas Wenzel und Peter Jordan, wenden. Die beiden sind am Trovarit Stand (Halle 1, Stand C64) anzutreffen und haben das Whitepaper im Gepäck. Dieses ist ab sofort auch unter http://www.trovarit.com/risikomanagement/risikomanagement.html als Download verfügbar.

Verschärfung der Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen

Ganz konkret hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen konkretisiert und teilweise verschärft, dies betrifft u.a. die zeitgerechte Erfassung von Grund(buch)aufzeichnungen, die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen, die Aufbewahrung von elektronischen Belegen und EDV-Daten und die notwendige Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe. Die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ und die mit ihr verbundene Anforderung der „Nachvollziehbarkeit“ bestimmt beispielsweise, dass eine Buchung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Eine generelle Anforderung besteht darin, „dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können“. Um hier zu unterstützen, benötigen ERP-Systeme beispielsweise eine entsprechende Protokollierungsfunktion. Diese macht die Veränderung von erfassten Belegen, Stammdaten und Programmen im Zeitablauf lückenlos nachvollziehbar. Darüber hinaus verlangt der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit auch, dass ein sachverständiger Dritter jeder Zeit in der Lage sein muss, sich einen Überblick über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens zu verschaffen. Buchführungssystem und –prozesse müssen also nachvollziehbar geführt und entsprechend dokumentiert sein.

Weitere Informationen zum Competence Center Risikomanagement finden Sie unter http://www.trovarit.com/risikomanagement/risikomanagement.html und www.risikomanagement-forum.de.

Hintergrundinformationen zum Competence Center Risikomanagement:

Beratung und Prüfung von

  • Internen Kontrollsystemen
  • Geschäftsprozessen
  • IT-Systemen und Projekten


bei mittelständischen Unternehmen.

Das Competence Center Risikomanagement unterstützt beim Umgang mit Risiken und bei der ordnungsgemäßen Gestaltung von Abläufen und Systemen. Ferner unterstützt es bei der ordnungsgemäßen und sicheren Gestaltung der IT und bei der Anpassung an die geschäftlichen Anforderungen. Im Vordergrund stehen dabei Lösungen, die sich mit überschaubarem und angemessenem Aufwand realisieren lassen. Unterstützung erfolgt in folgenden Bereichen:

  • Risikomanagement in IT-Projekten
  • Unternehmensweites Risikomanagement
  • Risikomanagement für Geschäftsprozesse zur Absicherung, Stabilisierung und Optimierung des Geschäftsbetriebes




Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:
Trovarit AG
Campus-Boulevard 57
52074 Aachen
Telefon: +49 (241) 40009-0
Telefax: +49 (241) 40009-11
http://www.trovarit.com



Dateianlagen:
Marktanalyst und anbieterneutraler Ansprechpartner in allen Fragen rund um die Auswahl und Ausschreibung von Software-Lösungen. "Anforderungen definieren - Angebote vergleichen - sichere Verträge abschliessen" fasst Dr. Karsten Sontow, einer der beiden Gründer und Vorstände der Trovarit AG, die Aufgaben zusammen, die die Trovarit AG mit ihrem Kernprodukt, dem IT-Matchmaker, unterstützt. Eigentlich nichts besonderes, sollte man meinen; denn wie sonst müsste man sich - auch im Mittelstand - meist im sechs- bis siebenstelligen Bereich liegende Investitionsentscheidungen im Bereich der Software-Infrastruktur vorstellen? Peter Treutlein, der zweite Gründer und Vorstand des Unternehmens verweist diesbzgl. auf die Statistik: "Bei rund 85% der ERP-Projekte kommt es zu gravierenden Termin- und Budgetüberschreitungen sowie einer deutlichen Verfehlung der ursprünglichen Projektziele. Knapp 30% der ERP-Projekte scheitern sogar ganz". "Erfahrungsgemäß fällt es den Unternehmen ausgesprochen schwer, ihre Anforderungen an eine komplexe und dabei schwer fassbare Software-Infrastruktur zu formulieren", erklärt Treutlein die Ursachen. Darüber hinaus sei das Software-Angebot angesichts von über 1.000 Software-Produkten und -Anbietern schwer zu überblicken. Die Folge: Bei der Software-Auswahl regiert das Zufallsprinzip, den Einführungsprojekten fehlt eine solide Grundlage und die Software- bzw. Dienstleistungsverträge sind das viele Papier meist nicht wert. Hier setzt das Angebot der Trovarit AG an: Detaillierte Vorlagen für Lastenhefte unterstützen die Anforderungsdefinition sowie die abschließende Vertragsgestaltung, die einzigartige Datenbasis des IT-Matchmaker bietet einen fundierten Leistungsvergleich von über 600 Software-Lösungen bzw. -Anbietern und schließlich verhelfen die Ausschreibungswerkzeuge des IT-Matchmaker zu belastbaren Kostenabschätzungen seitens der in Frage kommenden Anbieter. Mit der durchgängigen Vorgehensweise bei Prozess- und Marktanalyse, Angebotsvergleich und Vertragsverhandlungen werden Durchlaufzeit, Termin- und Investitionsrisiko bei Software-Auswahl und -Einführungsprojekten erheblich gesenkt. Rund um den IT-Matchmaker bietet die Trovarit ein breites Spektrum an Studien, Werkzeugen und Services für die Software-Auswahl und Einführung. Dieses Angebot ist modular aufgebaut und wird bedarfsgerecht zugeschnitten - von der "Hilfe zur Selbsthilfe" bis zur umfassenden Betreuung sowie von der schnellen Marktsichtung bis zur hieb- und stichfesten Formulierung von Software-Verträgen. "Unser Ziel ist es, Software-Anwender mit den passenden Anbietern zusammenzubringen", erläutert Peter Treutlein die Aufgabe der Trovarit AG. "Das gewährleisten die Methoden und Verfahren, die das FIR im Zuge seiner Forschungsarbeiten unter dem Dach des "3Phasen-Konzeptes zur ERP/PPS-Auswahl" erarbeitet hat", stellt Karsten Sontow den Bezug zu den Wurzeln des Unternehmens her. Ohne diese solide und erprobte Basis würde es die Trovarit AG heute nicht geben, sind sich beide Vorstände einig. Das Unternehmen hat sich nach seiner Gründung im Herbst 2000 ständig weiterentwickelt. Mit der Unterstützung von Risikokapital wurde erheblich in die Produktentwicklung und den Aufbau einer schlagkräftigen Mannschaft investiert. Heute bietet es immerhin 14 Angestellten eine Perspektive. Neben der bewährten Zusammenarbeit mit dem FIR konnte das Leistungsspektrum der Trovarit AG über eine Vielzahl von Kooperationen mit namhaften Fachinstituten, -verbänden, -verlagen und -veranstaltern deutlich ausgebaut und mittlerweile im gesamten deutschsprachigen Raum verankert werden.


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