Wie Krankenhäuser und Pflegeheime ihren Personaleinsatz ohne Lücken und Tücken planen können

Wer hat wann Tagschicht, Spätschicht oder Nachtschicht? Im Krankenhaus wie in der Pflegeeinrichtung funktioniert die Betreuung der Patienten nur dann, wenn die medizinischen und pflegenden Mitarbeiter, die Ärzte und sonstigen Fachkräfte genau eingeteilt sind. Die korrekte Einsatzplanung erfolgt idealerweise IT-gestützt. Doch was tun, wenn die Software Fehler macht? Oder ihr Benutzer? Die Plattform b4 von AmdoSoft Systems aus München überwacht und reguliert den gesamten Prozess der Einsatzplanung und kann mit Hilfe von IT-Automation Probleme im Ablauf gleich an ihrer Quelle kurieren.

Einen Dienstplan für die Klinik oder das Pflegeheim zu erstellen bedeutet, das verfügbare Personal so einzuteilen, dass die Patientenbetreuung und der Betrieb der Einrichtung sichergestellt sind. Für jede Schicht müssen Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen vorgesehen werden. Fällt ein Kollege unerwartet aus, ist umgehend seine Vertretung zu organisieren. Die ursprüngliche Einsatzplanung beginnt von neuem.

Auch wenn dieser Prozess heute meist mit IT-Unterstützung läuft, können Fehler auftreten: durch die Software selbst, in deren Zusammenspiel mit anderen Komponenten der IT-Infrastruktur wie externe Datenbanken oder beim Abgleich der Daten für Zeiterfassung und Gehaltsberechnung. Ist die Einrichtung an ein Rechenzentrum angeschlossen, kann auch die Datenweitergabe Ausgangspunkt für wiederkehrende Probleme im Ablauf sein.

Unterstützung statt Unterbrechung der Planungsroutine

Häufig treten bestimmte Störungen im Prozess der Personaleinsatzplanung immer wieder auf. Diese Schwachstellen sorgen für unnötige Unterbrechungen der Arbeitsabläufe und lösen während der Softwarenutzung akut Meldungen an die IT-Mitarbeiter der Klinik oder Pflegeeinrichtung aus. Die Planungsroutine zu erhöhen erfordert, störungsfreie Abläufe zu etablieren. Hier setzt die Technologie von AmdoSoft an. Ist b4 im Spiel, reduziert sich die Unterbrechungsquote deutlich, und die Mitarbeiter können sich ihren zentralen Tätigkeiten der Patientenversorgung widmen.

Virtual Client von b4: Vorbeugen ist besser als heilen

Normalerweise melden die Nutzer Fehler im System an die IT-Administration. Mit der Software von AmdoSoft werden Störungen bereits vorher erkannt, gemeldet und behoben. b4 schickt einen virtuellen Mitarbeiter ins Rennen, der den gleichen Geschäftsprozess exakt so abarbeitet, wie Krankenhaus oder Pflegeheim den Personaleinsatz üblicherweise plant. Der Virtual Client ist unschlagbar. Er wird nicht müde, den Ablauf in immer gleichen Schritten zu wiederholen – beliebig oft. Solange er keine Stolperstellen entdeckt, ist alles gut. Im Falle einer Fehlerentdeckung wird die wichtige Rolle dieses Spielers klar. Das System von b4 löst zweierlei aus: eine entsprechende Meldung über die aktuelle Störung plus einen Regelmechanismus zur Ursachenfindung und -behebung.

b4 ist rund um die Uhr im Dienst

Geschäftsführer Mario Griffith erläutert den Nutzen der AmdoSoft: „Dass der Geschäftsprozess der Personaleinsatzplanung für die Pflege- oder Reha-Einrichtung kritisch ist, versteht sich von selbst. Die Patientenbetreuung lässt keine Lücken zu. Ärzte und Schwestern sollen sich mit ihrer Aufmerksamkeit ungestört von Planungs- oder IT-Problemen ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden. Im Stillen kann unser b4 Protektor den definierten Planungsprozess durchspielen und auf Funktionstüchtigkeit prüfen.“ So wie jeden anderen Geschäftsablauf, der sich auf Software stützt. Der AmdoSoft Geschäftsführer ergänzt: „Haben Prozessverantwortliche erst einmal festgestellt, wie zuverlässig b4 den Ablauf untersucht und ggf. wieder einrenkt, wollen unsere Kunden oft rasch weitere Prozesse mit einem Protektor absichern.“

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