Kernprozesse rund um das Hochschulinformationssystem sicher und effizient managen

Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben. Dieser viel zitierte Satz trifft auch Studienanwärter, die sich an einer Hochschule einschreiben wollen und nach Meinung der Organisation die Frist dafür verpasst haben. Die Verantwortlichen in der Uni-Verwaltung suchen in solchen Fällen mühsam nach der angeblich rechtzeitig abgeschickten Online-Bewerbung. Hochschulen können sich diesen Ärger und Zeitaufwand ersparen und sollten ihre Schlüsselprozesse für die Organisation des Studienalltags absichern. Als Tool der Wahl empfiehlt AmdoSoft Systems seine effiziente Software b4.

Die Organisation des Studienbetriebs stellt an die Hochschulen hohe Anforderungen. Zulassungsbeschränkungen, Fristen und die große Zahl der Studierenden verlangen gut funktionierende Kernprozesse. Jedes Semester beginnt der Ablauf von neuem. Das Anmelde- und Vergabeverfahren fordert, dass die Kandidaten ihre Bewerbungen um einen der begehrten Studienplätze innerhalb einer klaren Frist im Hochschulinformationssystem hinterlegen. Wer sich zu spät anmeldet, hat in der Regel das Nachsehen. Damit es gar nicht erst zu Unklarheiten und Streitigkeiten zwischen Uni und Bewerber kommt, ob die Frist eingehalten wurde, sollte die Hochschule den gesamten Prozess mit seinen Abhängigkeiten untersuchen.

Digitaler Campus: Schlüsselprozesse intern transparenter machen

Die gleichen Probleme wie bei den Einschreibungsterminen treten bei Prüfungsanmeldungen auf. Das installierte Campus Management System, in seiner Funktion mit einem ERP-System vergleichbar, ist während dieser Phasen hohen Belastungen ausgesetzt. Nicht nur die Anwendung selbst, daneben muss jeder für das Procedere erforderliche Dienst und jede angesprochene Komponente der IT-Infrastruktur dem Portalnutzer die einzelnen Schritte ermöglichen. Kommt es zu Aussetzern im Ablauf, bringt es den gerade laufenden Geschäftsvorgang ins Wanken. Die Daten für Immatrikulation oder Prüfungsanmeldung werden unvollständig hinterlegt und schlimmstenfalls gar nicht vom System erfasst.

Routine-Wartungsarbeiten für die IT-Verantwortlichen der Hochschule erleichtern

Besonders zu Spitzenzeiten, wenn rund um die Uhr Anmeldungen aus dem In- und Ausland erfolgen, stellen Wartungsarbeiten am IT-Portal der Bildungseinrichtung einen Störfaktor dar. Die Mitarbeiter in der Campus-IT profitieren vom Virtual Client in AmdoSoft/b4. Seine Aufgabe besteht darin, den gesamten Bewerbungsprozess 1:1 im Hintergrund durchzuführen und laufend auf seine Funktionsfähigkeit zu testen. Die Software entdeckt und behebt mögliche Ausfälle, lange Reaktionszeiten oder etwa Störungen in der Prozesskette, noch ehe ein Nutzer des Portals auf diesen Fehler stößt. Ein Blick des IT-Mitarbeiters oder Fachverantwortlichen auf das Dashboard genügt, um den reibungslosen Status des Kernprozesses zu verifizieren. Oder im Störungsfall die voreingestellte intelligente Nachricht umgehend im Mailsystem nachzulesen.

Den Nutzen der „b4“-Automationsplattform beschreibt Mario Griffith, AmdoSoft Geschäftsführer mit den Worten: „Unsere Lösung ermöglicht Hochschulen, das beste Kosten-/Nutzen-Verhältnis aus ihrer Investition in ein Campus Management System zu erzielen. Als Experte für IT-Automatisierung und Prozessabsicherung verhilft AmdoSoft zu effizienteren und zuverlässigeren Abläufen und Zeitersparnis bei Routineaufgaben.“

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