Inkasso-Dienstleister bieten ihren Mandanten verschiedene Verfahren der Datenübermittlung an. Vor allem Firmen mit einer großen Kundenbasis und zahlreichen Einzelforderungen entscheiden sich für die Möglichkeit des IT-gestützten Datentransfers, der ohne Zutun der Mitarbeiter via ERP-System abläuft. Die im Hintergrund laufende Abfrage und Übernahme bewirkt im Falle unvollständiger oder fehlerhafter Datensätze, dass die Informationen nicht verwendbar beim Inkasso-Dienstleister ankommen. Mit der Software AmdoSoft b4 ist diese Aufgabe durch vollautomatisierte und abgesicherte Prozesse in der IT leicht zu bewerkstelligen.
Eine hohe Liquidität sicher zu stellen, ist für Unternehmen jeder Größenordnung ein wichtiges Ziel. Um das Geld bei den Schuldnern nicht selbst eintreiben zu müssen, gehen manche Firmen wie auch Kommunen eine Partnerschaft mit Inkasso-Spezialisten ein. Wenn sie ihre Außenstände an einen Dienstleister auslagern, entsteht zwischen Mandanten und Inkasso-Dienstleister ein Informations- und Abstimmungsaufwand, der sensibel und kontinuierlich in beide Richtungen zu treiben ist. Je größer die Zahl der Mandanten und deren Schuldner sowie der Einzelforderungen, desto größere Datenmengen sind seitens des Inkasso-Unternehmens zu bewältigen.
Keine Verzögerung bei der Datenübernahme – schnellere Fallabwicklung
Die Software b4des Münchner Anbieters AmdoSoft Systems greift mittels spezifischer Sensoren an den kritischen Stellen des Inkasso-Prozesses den Informationsfluss und die Daten selbst ab. So wird neben den Faktoren Verfügbarkeit, Performance und Sicherheit beim Datentransfer die Konsistenz der eingehenden Datensätze laufend geprüft. Fehler werden in den allermeisten Fällen vollautomatisch korrigiert. Die über die ERP-Schnittstelle des Mandanten bereitgestellten Daten über Außenstände kommen dank dieser Absicherungsmechanismen schneller beim Dienstleister an, und dessen Mitarbeiter haben unverzüglich die notwendigen Informationen der aktuellen Fälle für die Inkassotätigkeit vorliegen.
Weniger Routine-Jobs, Transparenz zu jedem Zeitpunkt, verlässliche Daten
Die Software schickt über die selteneren Fehler, die der b4 Prozessor nicht automatisch beheben kann, eine Nachricht an die IT-Verantwortlichen. Nur in diesen Ausnahmefällen greifen die Mitarbeiter des Inkasso-Unternehmens manuell ein und suchen die Ursache für den fehlerhaften Datensatz.
Der Inkasso-Dienstleister erhält von b4 einen Rund-um-die-Uhr Check des mehrstufigen Informationsaustauschs mit seinen Mandanten. Neben den Statusangaben verfügt er über eine solide Datenbasis als Ausgangspunkt für die vermittelnde Tätigkeit zwischen seinen Mandanten und dessen Schuldnern.
Geschäftsführer Mario Griffith von Amdosoft Systems erläutert die Zusammenhänge so: „Das Thema Forderungsmanagement ist zwar in erster Linie in der Finanzwelt angesiedelt, letztendlich spielt jedoch die IT die entscheidende Rolle in der Abwicklung des Inkasso-Geschäftsprozesses. Ein zuverlässiger, lückenloser Datenaustausch zwischen den Systemen beim Mandanten und beim Inkasso-Unternehmen ist wichtig. Dieser Geschäftsprozess mit seinen Routine-Jobs ist prädestiniert für den Einsatz unserer Software b4.“
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