Auf dem Weg zum papierarmen Büro ist die digitale Lieferscheinarchivierung der erste notwendige Schritt

Haben Sie auch Nachwuchs-Sorgen? Der „Fachkräftemangel“ zieht sich durch alle Branchen. Langjährige Mitarbeiter freuen sich auf Altersteilzeit und Rente, im Gegenzug sind engagierte Azubis oftmals schwer zu finden. Und wenn man erst mal qualifiziertes Personal sein Eigen nennen kann, möchte dieses – verständlicherweise – nicht im dunklen Archiv die Lieferscheine wegsortieren.

Im digitalen Zeitalter gibt es viele Möglichkeiten, attraktive Jobs anzubieten und gleichzeitig teuren Lagerplatz zu eliminieren. Einfache und günstige Anwendungen wie die der PRAXIS Software AG helfen, den Alltag im Lieferwerk und der Verwaltung komfortabel zu managen.

Digitale Lieferscheinarchivierung mit dem PxDigiStift

Stellen Sie sich vor, der Wäger übergibt nur noch einen Lieferschein an den LKW-Fahrer. Zugegeben, das fällt noch Vielen schwer, ist bereits in fortschrittlichen Werken Realität.

An der Waage wird nur noch ein Lieferschein erstellt. Per Nadeldrucker und mit allem Drum und Dran an Logo und Zertifikaten was die BauPVo erfordert. Auf diesem Lieferschein unterschreibt der Wäger wie gehabt im vorgesehenen Feld. Der LKW-Fahrer unterschreibt ebenso mit dem ‚besonderen‘ Kugelschreiber, dem PxDigiStift. Auf der Baustelle angekommen, zeichnet der Bauleiter/Polier den Lieferschein auch mit dem PxDigiStift des LKW-Fahrers. Der Lieferschein verbleibt wie gehabt beim Verantwortlichen auf der Baustelle. Und jetzt?

Am Ende des Tages bzw. der Arbeitswoche des LKW-Fahrers wird der PxDigiStift in der Verwaltung ausgelesen. In wenigen Minuten sind alle Unterschriften digital den entsprechenden Lieferscheinen zugeordnet, und stehen in der Lieferscheinarchivierung zur Verfügung.

Wie ist das möglich? Der Lieferschein wird in den Unterschriftenfeldern des Wägers, des LKW-Fahrers und der Bauleitung beim Druck mit einem Raster versehen. Kaum sichtbar aber mit viel Effekt. Der PxDigiStift ist auf den ersten Blick ein ganz normaler Kugelschreiber. Auf den zweiten Blick kann man schon sein Geheimnis erkennen: mit einer kleinen Kamera unter der Mine scannt er die Unterschrift, die in dem Rasterfeld getätigt wurde. Das Raster ist einmalig und wird beim Auslesen automatisch dem entsprechenden Lieferschein zugeordnet. Die so erfassten Unterschriften sind dokumentenecht und nach GDPdU anerkannt.

Zerrissene, zerknüllte oder gar verbummelte Lieferscheine gehören der Vergangenheit an. Der Papier-Lieferschein, der unangetastet 7 Jahre im Archiv sein Dasein fristet, ebenso. Lagerplatz, Regale, Karton und Ordner sind nicht mehr nötig. Die manuelle Weiterverarbeitung – und damit der teuerste Posten in diesem Vorgang – ebenso. Die Mitarbeiter freut es umso mehr, sie können sich vielversprechenden Aufgaben widmen. Der PxDigiStift scannt nicht nur Unterschriften auf Lieferscheinen. Vielmehr ist er der Helfer für sämtliche Verwaltungsarbeiten im Büro. Protokolle, Skizzen, Aufzeichnungen aller Art stehen der Text- und Weiterverarbeitung sofort zur Verfügung.

Was braucht man und loszulegen?

An der Waage einen Laserdrucker, der LKW-Fahrer bekommt einen PxDigiStift. Der Lieferschein wird nach BauPVo und mit dem Raster eingerichtet und angepasst. Dazu kommt die Eingangsarchivierung WDV2012/15.

Wann archivieren Sie hürdenfrei und preisgünstig Ihre Lieferscheine? Der Countdown für die nächsten sieben Jahre läuft!

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