Ungeliebt, aber eine Notwendigkeit zum aussagekräftigem Projektcontrolling im Unternehmen

Auftragsbezogene bzw. projektbezogene Zeiterfassung ist ein Muss für ein funktionierendes Controlling in Unternehmen. Eine Zeiterfassung per Stift und Papier ist passé. Inzwischen gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die die Erfassung der Projektzeiten für Mitarbeiter extrem erleichtern. Xpert-Design Software bietet mit dem Xpert-Timer Pro/Basic eine leistungsstarke, einfach zu bedienende Lösung.

Start – Stop – Report…Schnelle Einarbeitung ist garantiert

Viele Wege führen zum Ziel. Die Zeiterfassung im Xpert-Timer kann automatisch über die auf dem Bildschirm schwebende Zeitleiste erfolgen, oder auch manuell per Nachtrag erfolgen. Über Tastaturkürzel lässt sich zwischen den Projekten schnell und einfach umschalten. Jedem erfassten Zeitstempel, bzw. jeder Buchung, kann ein Kommentar beigefügt werden, so dass der Projektverlauf auch im Nachhinein genau verfolgbar bleibt.

Besteht der Bedarf, auch Mitarbeiter im Außendienst anzubinden, bietet Xpert-Timer Pro eine Schnittstelle zur Android App „Xpert-Timer Mobil“.

Auch eine Synchronisationsmöglichkeit für erfasste Daten auf Laptops, ohne direkte Datenbankanbindung gibt es als Zusatzmodul für das System.

Ein ausgeklügeltes Rechtesystem im Xpert-Timer regelt die Sichtbarkeiten der Mitarbeiter. So kann zum Beispiel ein Mitarbeiter nicht automatisch die erfassten Projektzeiten seines Kollegen sehen. Das Controlling, mit sämtlichen Zugriffsrechten ausgestattet, kann aussagekräftige Reports über die Projekte und deren erfassten Zeiten erstellen.

Über Filteroptionen in der Software können kritische Projekte, deren erfasste Zeiten die geschätzten Stunden überschreiten dargestellt werden.

Projektzeiterfassung bietet einen Vorteil für alle Abteilungen

Die von den Mitarbeitern erfassten Auftrags- bzw. Projektzeiten sind sowohl zur Rechnungslegung, Angebotskalkulation, Projektnachkalkulation, Controlling oder auch für das Projektmanagement interessant. Ad hoc kann auf die Daten zugegriffen und entsprechende Reports erstellt werden.

Zeitfresser identifizieren

Auf Basis der erfassten Daten lassen sich im Unternehmen Zeitfresser identifizieren, Arbeitsabläufe optimieren und damit die Produktivität steigern. Durch die digitale Erfassung wird der Verwaltungsaufwand reduziert. Kunden erhalten eine genaue Darstellung der Projektarbeit, so dass die Anzahl der Rückfragen zur Projektabrechnung reduziert werden kann. In diesem Zuge wird auch die Kundenzufriedenheit gesteigert, da alle Tätigkeiten für den Kunden transparent dargestellt werden.

Ein Einblick in einen Teil der Funktionen der Software:

– Erfassen von Projekten, Tätigkeiten und deren Kosten

– Echtzeit-Erfassung

– Nachträgliche Zeiterfassung ist möglich

– Projekt- oder Mitarbeiterbezogene Preise

– Buchungen für andere Mitarbeiter oder Teams möglich

– Integrierte Aufgabenliste

– Integrierte Kundenverwaltung

– Archivierungsmöglichkeit

– Rechtesystem, um den Zugriff der Mitarbeiter zu regeln

– Schnellerfassung von Tätigkeiten

– Zahlreiche Reports zur Erstellung von Nachweisen

– u.v.m.

Der hohe Nutzen einer Projektzeiterfassung ist offensichtlich. Eine zentrale und einfache Erfassung von Projektzeiten und deren jeweiligem Aufwand schafft Transparenz und Übersicht im Team. Die intuitive Benutzerführung im Xpert-Timer garantiert eine schnelle Einarbeitung und eine hohe Akzeptanz in Unternehmen.

Die Installation des Systems ist reibungslos. Die Software steht als kostenlose 30-Tage Testversion auf der Produktwebsite des Xpert-Timer zur Verfügung. Diese Testversion kann mit einem Team von bis zu 10 Mitarbeitern getestet werden. Bei Fragen zur Installation steht das Service Team unter service@xpertdesign.de gerne zur Verfügung.

Weiterführende Links

• Originalmeldung von Xpert-Design Software - Andreas Spang
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