Kontakte sind die Rohdiamanten des Unternehmens. Wer seinen Adressbestand nicht pflegt, riskiert dass die Daten veralten und für die Akquise nicht mehr taugen

Die Urlaubszeit beginnt und die gewünschten Ansprechpartner sind schwieriger zu erreichen. Nutzen Sie jetzt die Zeit, um Ihren Adressbestand zu aktualisieren und dann mit angereicherten Daten vertrieblich wieder voll durchzustarten.

Warum ist Adresspflege notwendig?

Durchschnittlich veralten pro Jahr 10 % der Privatadressen durch Umzüge, Todesfälle etc. Unzustellbare Aussendungen verursachen unnötige Portokosten. Doppelte Aussendungen an den gleichen Empfänger werfen ein schlechtes Licht auf das aussendende Unternehmen. Laut einer Studie der Deutschen Post von 2010 waren durchschnittlich 16 % der Bestandskunden branchenübergreifend postalisch nicht zustellbar.

Im B-to-B-Bereich sind weitere qualifizierende Merkmale wie der korrekte Ansprechpartner mit Funktionsbezeichnung, Durchwahl, Email sowie Unternehmensmerkmale wie Branche usw. wichtige Grundlagen für Segmentierungen.

Erfolgsgrundlagen für die wirkungsvolle Adresspflege

Adresspflege ist eigentlich keine Einmalaufgabe, sondern sollte kontinuierlich erfolgen. Den Mitarbeitern muss dabei der Wert einer Adresse vor Augen gestellt werden. CRM-Softwarelösungen unterstützen den Prozess, in dem z.B. sichtbar ist, wie lange ein Datensatz nicht mehr bearbeitet oder aktualisiert wurde.

In obigem Beispiel der CRM-Software AG-VIP SQL werden Anwender anhand eines Symbols darauf aufmerksam gemacht, die Kontaktdaten im Gespräch mit dem Kunden zu überprüfen.

Doppelte Datensätze lassen sich in einer CRM-Lösung über den phonetischen Dublettencheck identifizieren.

Woher kommen aktuelle Daten?

Als Quellen für die Datenaktualisierung eignet sich dabei das direkte Gespräch mit dem Ansprechpartner. Wertvolle Daten liefern aber z.B. auch die Emailsignatur, das Impressum der Website oder allgemein zugängliche Daten z.B. aus sozialen Netzwerken.

Wer das nicht selbst machen will, kann Dienstleister mit der Adressaktualisierung beauftragen. Dabei lassen sich Daten anreichern, doppelte Adressen identifizieren und Verstorbene bzw. insolvente Unternehmen identifizieren.

Kostenlos bietet die Deutsche Post zu diesem Thema einen Ratgeber unter www.postdirekt.de/ratgeber.

Datenschutz: Nutzung der Daten für die werbliche Ansprache

Wenn Sie im direkten Kundenkontakt die Daten überprüfen, holen Sie auch direkt das Einverständnis (Opt-In) für die werbliche Ansprache ein. Nach UWG (Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb) und BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) benötigen Sie das Einverständnis des Betroffenen zur werblichen Ansprache für jeden Kommunikationskanal getrennt. Der Betroffene muss dabei über die Nutzung seiner Daten und sein Widerspruchsrecht aufgeklärt werden.

Mehr dazu finden Sie in diesem Video unter http://youtu.be/vePHa64Zntw.

Dafür sollten Sie entsprechende Eingabefelder in Ihrer CRM-Software vorhalten, um so das Einverständnis dokumentieren zu können. Diese Opt-Ins müssen dann auch im Kampagnenmanagement berücksichtig werden.

Im Rahmen der Datenaktualisierung sollte auch gleich das Thema SEPA mit bedacht werden. Denn für Unternehmen entfallen zum 1. Februar 2014 im Zahlungsverkehr die gewohnte Konto-Nr. und BLZ zugunsten von IBAN und BIC. Prüfen Sie also, ob in Ihrem CRM-System auch Bankverbindungen gespeichert werden. Fragen Sie den Hersteller Ihrer CRM-Software, ob es bereits Funktionen / Felder für IBAN / BIC Umstellung vorgesehen sind. Mehr dazu: https://www.sepadeutschland.de/…

Fazit

Aktuell gepflegte Kontakte bilden di e Grundlage für jeden Vertriebserfolg. Werden Adressdaten nicht aktualisiert, veralten diese und werden wertlos. Dabei ist die Datenpflege keine Einmalaufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Dafür sind alle Mitarbeiter im Kundenkontakt zu sensibilisieren.

Weiterführende Links

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