Recommind launcht seine Information Governance Suite (IGS) und geht damit neue Wege im Management großer unstrukturierter Datenmengen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Angeboten setzt die IGS auf Predictiv Governance, einen neuartigen Ansatz basierend auf einer von Recommind entwickelten, lernfähigen Software, die inhaltliche Zusammenhänge in Dokumenten erkennen kann.

Unternehmen können so bereits ganz zu Beginn des Document Lifecycles Prozesse wie Datenerkennung, -speicherung, -migration, -management oder -löschung effizient automatisieren und von Anfang an die volle Kontrolle und Übersicht über ihre Daten sicherstellen. Das reduziert nicht nur Kosten, sondern auch regulatorische Risiken und die organisatorischen Belastungen, die in Unternehmen weltweit durch die ständig wachsenden, zu bewältigenden Datenmengen entstehen.

Die Menge an elektronisch gespeicherten Informationen wird in den nächsten fünf Jahren schätzungsweise um 50 Prozent pro Jahr zunehmen. Um angesichts dieser Wachstumsrate nicht in unstrukturierten Informationen zu ertrinken, brauchen Unternehmen mehr denn je leistungsstarke Information Governance-Lösungen. Ohne intelligente Automatisierung wird das Auffinden und Herausfiltern relevanter Inhalte aus der großen Masse jedoch unmöglich.

Die IGS schafft hier Abhilfe. Sie besteht aus vier eng miteinander verbundenen Modulen für Datenmanagement, Early Case Assessment, Datensammlung sowie Datenanalyse und basiert auf der von Recommind entwickelten, patentierten CORE®-Plattform, auf der alle Daten und Informationen einmalig indiziert werden. Dieser einmal angelegte Index bildet die Grundlage für alle Governance-Prozesse, darunter Datenidentifikation, regelbasierte Remediation, Migration, Datenlöschung sowie eDiscovery. Sobald Daten in CORE erfasst sind, können sie wertschöpfend für das Unternehmen genutzt werden: IT-Mitarbeiter etwa können sie vorausschauend verwalten und Rechtsabteilungen haben Zugriff auf alle für Reviews relevanten Inhalte.

„Als automatisierte, integrierte und auf einem einzigen Index basierende Governance-Lösung ist unsere Information Governance Suite grundlegend anders als alles bisher Dagewesene. Bislang gab es keine Technologie, die dem Wunsch von Unternehmen nach einer proaktiven Information Governance gefolgt wäre. Recommind aber macht den proaktiven Ansatz nun zur Realität“, erläutert Bob Tennant, CEO von Recommind.

„Wenn wir uns das rasante Datenwachstum anschauen, mit dem Unternehmen heute fertig werden müssen, haben wir eindeutig einen Wendepunkt in der Geschichte der Informationsverarbeitung erreicht“, beobachtet Bob Tennant. „Versuche, Information Governance manuell umzusetzen, schlagen angesichts des zu verwaltenden Volumens fehl. Mitarbeiter verschwenden ihre Zeit – und das Geld ihrer Arbeitgeber – damit, Informationen zu suchen und Dokumente neu zu erstellen, die es so bereits irgendwo im Unternehmen gibt, die aber nicht auffindbar sind. Angestellte der Rechtsabteilung können im Streitfall nicht schnell genug reagieren, weil Informationen verschüttet sind. Führungskräfte haben es schwer, die Einblicke zu bekommen, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen – Organisationen verzweifeln auf der Suche nach effizienteren Wegen, dem wachsenden Daten- und Dokumentenstrom Herr zu werden.“

„Informationsüberfluss ist nicht nur ein Stressfaktor, sondern ein chronisches Problem mit ernsthaften, finanziellen Konsequenzen“, unterstreicht auch Vivian Tero, Program Director for Governance, Risk & Compliance bei IDC die Dringlichkeit eines neuen Ansatzes an Information Governance. „Und je größer das Unternehmen, desto schwerwiegender ist dieses Problem. Vollautomatisierte, auf lernfähiger Software basierende Lösungen werden für eine proaktive Information Governance für Unternehmen in Zukunft unentbehrlich sein.“

Die Vorteile der Information Governance Suite auf einen Blick

– Reduktion regulatorischer Risiken

Die IGS sorgt dafür, dass Organisationen ausschließlich die richtigen Daten speichern – zu rechtlichen, regulatorischen, sowie geschäftlichen Zwecken. Die präzise und konsequente Klassifizierung riesiger Informationsberge erleichtert es den Unternehmen, gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien nachzukommen und gleichzeitig die Privatsphäre von Mitarbeitern und Kunden aufrecht zu wahren.

– Reduktion von eDiscovery-Risiken

Das Auffinden, Sicherstellen und Verschieben von Daten in ein separates eDiscovery-System birgt beträchtliche Risiken, etwa die Verfälschung von Metadaten. Mit der IGS können Unternehmen Daten schnell und präzise verarbeiten und auf einer integrierten Plattform organisieren, ganz ohne riskante Daten-Übertragungen.

– Reduktion unnützen Datenvolumens

Unternehmen müssen rechtliche Speichervorgaben erfüllen und gleichzeitig Kosten für Datenspeicherung und eDiscovery reduzieren. Sie sind daher laufend auf der Suche nach Möglichkeiten, überflüssiges Material zu identifizieren und zu entfernen. Die IGS leistet hier durch von Menschen gesteuerte, intelligente Kategorisierung Abhilfe: Sie automatisiert diesen Filterprozess und erzielt absolut belastbare Ergebnisse.

– Unterstützung der Datenmigration

Viele Unternehmen müssen Inhalte aus älteren IT-Systemen wie File Servern und Records Management Systemen wie Sharepoint auf Infrastrukturen wie Hadoop übertragen. Zur automatischen Datenklassifizierung bedient sich die IGS maschineller Lerntechniken und lernt aus Beispielen. So können Bestandsdaten schnell und mit Sorgfalt in neue Systeme übertragen und gleichzeitig zur optimaleren Nutzung klassifiziert werden.

– Sicherung von sensiblen Informationen und Privatsphäre

Die meisten Inhalte auf File Share- und in E-Mail-Systemen, in Sharepoint oder auf den PCs der Mitarbeiter sind nur einer jeweils kleinen Menge an Mitarbeitern bekannt und so für den Rest des Unternehmens nicht verwertbar. Die IGS erfasst, kategorisiert und anonymisiert – wo nötig zielgenau – alle sensiblen Unternehmensdaten, damit Daten überhaupt auffindbar werden und gleichzeitig alle gewünschten Zugangskontrollen und Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt werden können.

Weitere Informationen zu Recommind und der Information Governance Suite finden Sie hier.

Weiterführende Links

• Originalmeldung von Recommind GmbH
• Alle Meldungen von Recommind GmbH
• [PDF] Pressemitteilung: Recommind launcht Information Governance Suite und weist mit Einsatz lernfähiger Software neue Wege im Datenmanagement