Aktuell schlagen sich viele Archive von Unternehmen, Behörden und Anwaltskanzleien noch immer mit Excel Listen, veralteter Software oder einer aufwendigen Sortierung rum. Daraus resultiert eine lange Suchzeit und im schlimmsten Fall verloren gehende Akten, Ordner, usw. Um dem entgegenzuwirken empfehlen wir den Einsatz einer intelligenten Softwarelösung, die diese Prozesse verbessert.
COSYS Ordner und Dokumentenverwaltung
Die COSYS Softwarelösung für die Ordner und Dokumentenverwaltung besteht aus 3 wesentlichen Komponenten: der mobilen App, die für die Erstinventarisierung und Ordnersuche verwendet wird, dem COSYS WebDesk, der als Web Anwendung für die Nachverarbeitung und Administration genutzt wird und dem Backend, in dem sämtliche Daten gespeichert werden (Datenbank).
App
Die App setzt sich aus den Modulen Erstinventarisierung, Ordnersuche und Umlagerung zusammen. In der Erstinventarisierung wird jeder Mappe/Akte/Dokument/Ordner ein Lagerplatz zugeordnet und alle Informationen, die für Sie sonst noch relevant sind. Sind alle Dokumente inventarisiert, so geben Ihre Mitarbeiter nun einfach über das Modul „Ordnersuche“ die entsprechenden Suchkriterien ein und sehen dementsprechend die vorliegenden Dokumente mit allen Informationen, die dem System bekannt sind.
Wenn der Mitarbeiter ein Dokument mit zu seinem Arbeitsplatz nehmen möchte, gibt er einfach über das Modul Umlagerung die eindeutige Bezeichnung des Dokuments ein oder er scannt (falls vorhanden) den Barcode. Kundenspezifische Anpassungen sind hier immer möglich, genauso wie offline zu arbeiten, sollte die WLAN-Abdeckung nicht perfekt sein. Bei Bedarf erfassen Sie problemlos auch Unterschriften oder Fotos über das MDE-Gerät.
Hardware
Die App kann auf jedem Android oder iOS Gerät betrieben werden. So ist es auch möglich, neben herkömmlichen MDE Geräten ein kostengünstigeres Smartphone oder Tablet einzusetzen, die die Barcodes (falls vorhanden) über die Kamera erfassen. Ein herkömmliches MDE Gerät mit eingebauter Scan Engine punktet hingegen durch seine längere Akkulaufzeit und höhere Zuverlässigkeit.
COSYS WebDesk
Der COSYS WebDesk knüpft an das Backend an und visualisiert Ihnen die Daten so, dass Sie administrative Aufgaben steuern, wie das Benutzer(rechten) oder Stammdaten verwalten. Der WebDesk gibt Ihnen auch einen umfassenden Überblick über alle Ordner/Akten/Dokumente/Mappen, um bei jedem einzelnen Dokument nachzuvollziehen, wann es sich bei welchem Mitarbeiter befunden hat und auch wie lange es schon im Archiv ist. Bei wichtigen bzw. unwiderruflichen Aktionen wie die Vernichtung eines Dokuments ist eine Benachrichtigung per E-Mail sinnvoll. Der COSYS WebDesk kann über jeden Browser aufgerufen werden, also auch über MacOS oder Linux.
Installation vom COSYS Backend
Das COSYS Backend besteht aus COSYS WebService und COSYS WebDesk sowie möglichen Schnittstellenmodulen. Das COSYS Backend kann einfach in der COSYS Cloud für Sie bereitgestellt werden. Die COSYS Cloud ermöglicht somit einen flexiblen und schnellen Zugang zu den COSYS Anwendungen. Als Software as a Service geschieht das ohne hohe Installationsaufwände. Es ist aber auch möglich die COSYS Anwendungen lokal beim Kunden auf einem Server (virtuell/physisch) oder PC zu installieren. Auch eine Anbindung der Daten an Ihr ERP System oder Active Directory stellt kein Problem dar. Wir nehmen auch andere Anpassungen auf Kundenwunsch gerne vor.
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