Manchmal schrecken Unternehmen davor zurück, einen Konfigurator einzuführen, weil sie meinen, dass bestehende Prozesse dem Konfigurator / CPQ-System angepasst werden müssen, und dass die gesamte IT-Landschaft umgekrempelt werden muss.

Diese Annahme ist aber nicht richtig: Ein Konfigurator ist ein Standard-Produkt mit einer maßgeschneiderten Anbindung an die speziellen Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens mit den entsprechenden Schnittstellen zu vorhandenen Systemen (z.B. ERP, CRM, PIM, CAD, PLM, etc.). Auf diese Weise eingebettet in die individuelle IT-Landschaft, kommuniziert ein Konfigurator an den Nahtstellen zwischen Vertrieb, Entwicklung, Produktmanagement und Technik.

So gesehen schließt der Konfigurator eine Lücke und verbessert damit den Workflow, zumindest in den Fällen, in denen die bestehenden Prozessabläufe schon optimiert sind.

In vielen Fällen ist das aber gar nicht der Fall. Es gibt Unternehmen, in denen sich wesentliche Arbeitsbereiche im Laufe von vielen Jahren aufgrund organisatorischer Gegebenheiten und vorhandener, möglicherweise schon älterer IT-Systeme, „irgendwie entwickelt“ haben. Mit optimierten Abläufen hat dies meist nichts zu tun und ganz besonders in diesen Fällen stellt die Einführung eines Konfigurators eine Chance dar, sich mit der Optimierung der Prozesse zu beschäftigen. Gerade weil der Konfigurator eine Schnittstellenfunktion einnimmt, ist er besonders prädestiniert dafür.

Ganz konkret trägt der Konfigurator an sich in folgenden Bereichen zur Prozessverbesserung bei:

Neuorganisation der Datenhaltung, Vermeidung doppelter Datenpflege und Ersatz einer händischen und damit fehleranfälligen Datenübertragung von einem System ins andere.

„Automatisierung“ von Prozess-Schritten wie Konfiguration, Kalkulation und Dokumentenerstellung

Vermeidung von bereichsübergreifenden Nachfragen zu technischen Möglichkeiten, da das Produktwissen vollständig im Konfigurator abgebildet ist.

Mit dem Einsatz eines Konfigurators kann Händlern oder sogar Endkunden ermöglicht werden, Teile des Vertriebsprozesses selbst zu übernehmen. Sie können ihre Anforderungen digital im System hinterlegen, sie können sich selbstständig über technische und kommerzielle Möglichkeiten informieren und sich Angebote selbst erstellen. Möglicherweise können sie das ausgewählte komplexe Produkt sogar gleich bestellen.

In Zeiten der Digitalisierung sollten Unternehmen die Vorteile, die ein CPQ-System bietet, unbedingt nutzen, um ihre Vertriebsprozesse zu optimieren und damit einen bedeutenden Schritt in Richtung Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu machen.

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