Kein Unternehmen kann es sich heute leisten, Einsparpotenziale bei Versicherungen brach liegen zu lassen. Dementsprechend präzise muss die Inventarisierung vorgenommen werden, damit jederzeit ein aktueller Überblick über das vorhandene Inventar, dessen Wert und etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen vorliegt. Das Inventory Management ist jedoch nicht mit dem Anbringen und Ablesen von Barcodes getan.

Mit einer Inventarsoftware – Inventarverwaltung lassen sich die Vermögensgegenstände schnell und komfortabel verwalten. Doch derartige Softwarelösungen gibt es viele. Was müssen sie also können, damit die nächste Betriebsprüfung nicht zur Stolperfalle wird?

Jedes Unternehmen muss in Inventarverzeichnis erstellen, das ist gesetzlich vorgeschrieben. 
Doch wer hat schon einen genauen Überblick über sämtliche Notebooks, Computer, Monitore, Telefone, Tische oder Stühle, die ein Unternehmen über die Jahre anschafft? Ganz zu schweigen davon, wann das Inventargut angeschafft wurde, wie teuer der Kauf war oder wo genau es sich eigentlich befindet. Und was für das Facility Management gilt, gilt umso mehr für das IT Asset Management. Die Performance einer IT-Infrastruktur lässt sich schneller überprüfen, wenn man genau weiß, welche Hard- und Software mit welcher Konfiguration eingesetzt wird – am besten auch noch, von wem sie eingesetzt wurde und wer sie verwendet.

Inventar für eine Betriebsprüfung dokumentieren
Für eine schnelle Inventarisierung setzen viele Unternehmen Barcodes ein, die auf jedes einzelne Möbelstück aufgeklebt werden. Darüber hinaus muss das vorhandene Inventar nicht nur für eine etwaige Betriebsprüfung dokumentiert werden. Garantiefristen und Wartungstermine spielen im Inventory Management ebenso eine Rolle, damit zum Beispiel der Ausfall wichtiger IT-Komponenten nicht zum Problem wird. Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis lassen sich zudem die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren, denn das Unternehmen weiß zu jeder Zeit, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind. Das Angebot ist jedoch groß, entsprechend unterschiedliche Funktionen bieten die einzelnen Softwarelösungen. Worauf kommt es also an?

Worauf kommt esan beim „Inventar Manager“ an
Grundsätzlich benötigen Inventory Manager Informationen über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar. Außerdem sollte sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Für jeden einzelnen Vermögensgegenstand sollte die Software eine Historie anlegen, um zum Beispiel schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Hierzu ist es zudem wichtig, dass die Lösung auch Garantiezeiten berücksichtigt. So eignet sich die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis.

So funktioniert die Erstdatenerfassung der Inventargüter
In 6 Schritten zur optimalen Inventarisierung

1) Inventaretiketten mit Barcode an jedes Inventargüter anbringen
2) Festlegensämtliche Räume in der Inventarsoftware
3) Ersterfassung mit mobiler APP 
4) Dateianhänge definieren :Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher
5) Inventar-Check: Umzug oder Nutzerwechseldokumentieren
6) Daten des Inventarplaners zusammengefasst in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch darstellen

Scannerlösung statt aufwendiger Inventarisierung
Um den Inventurprozess zu beschleunigen und manuelle Fehler zu reduzieren, kann die Inventarsoftware zusammen mit einem Barcodescanner verwendet werden. „Das ist insbesondere bei der Erstinventur hilfreich“, erklärt Ulrich Hoppe. Die Inventarsoftware zeigt den aktuellen Ist-Bestand der Inventargüter auf und vergleicht ihn mit dem Soll-Bestand. Aus den in den Daten vorhandenen Differenzen kann der Ist-Bestand schnell aktualisiert werden. Anstelle der zeitintensiven Inventarisierung tritt eine Barcodescannerlösung, mit der der tatsächliche Bestand der Inventargegenstände leicht und bequem erfasst werden kann.

Mit Hilfe einer Inventarsoftware erhalten Unternehmen die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Die Software hält das Inventarverzeichnis bequem auf den aktuellen Stand, so dass der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen gesehen werden kann. Außerdem dienen die umfangreichen Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Werden zusätzlich integrierte Lösungen für das Scannen von Barcodes verwendet, reduziert sich der Aufwand für die Inventarisierung erheblich. Die Mitarbeiter können sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen, denn mit der richtigen Inventarsoftware haben sie sämtliche Vermögensgegenstände stets im Blick.

Eine kostenlose Testversion kann direkt ausprobiert werden.

Download Demo Version Inventar – Software 

Weiterführende Links

• Originalmeldung von Hoppe Unternehmensberatung Beratung für Informationsmanagement
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