Einführung eines digitalen Archivs

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Pressemeldung der Firma NETCONTROL GmbH

Auch wenn die Digitalisierung inzwischen immer mehr zunimmt, gibt es kaum ein Unternehmen, welches auf die Nutzung von Akten in Papierform vollständig verzichtet. Oftmals haben Unternehmen Angst davor, die Akten abzuschaffen. Doch auch bei Einführung eines digitalen Archivs werden die Akten nicht komplett abgeschafft, denn diese können auch in digitaler Form Anwendung finden.

  • Gute und strukturierte Vorbereitung

Der erste Schritt bei der Planung ist die Überprüfung und sorgfältige Dokumentation der aktuellen Prozesse. Kennzahlen helfen dabei, sich einen Überblick über die Unternehmenssituation und das Optimierungspotential in Bezug auf die Digitalisierung zu verschaffen.

  • Dokumentieren Sie aktuelle Prozesse

Ein digitales Archiv kann nur dann erfolgreich geführt werden, wenn die aktuellen Prozesse eindeutig sind. Eine geordnete Ablagestruktur kann also nur dann erfolgen, wenn die Struktur des Unternehmens vollständig dokumentiert ist.

  • Was ist die IT-Finfrastruktur im Unternehmen?

Für die Einführung eines digitalen Archivs spielen auch die Bestandssysteme eine wichtige Rolle. Bei der Suche für das geeignete System ist es wichtig, ob Schnittstellen für die aktuellen Systeme möglich sind.

  • Einscannen der Altdokumente

Damit das Digital Archiv auch vollständig genutzt werden kann, sollten zunächst alle Dokumente, egal ob in Papierform oder digital, welche vor der Einführung des digitalen Archivs angefallen sind, eingescannt und digitalisiert werden. Erst wenn ALLE Dateien und Dokumente im Archiv abgelegt sind, kann die Suchzeit deutlich verringert und das digitale Archiv uneingeschränkt genutzt werden. 

  • Die Archivierung der Dokumente

Alle Dokumente werden in Ihrem Digital Archiv revisionssicher und in langfristig verfügbaren Dateiformaten archiviert. Alle Informationen hierzu haben wir für Sie bereits in dem Artikel „Was bedeutet revisionssichere Archivierung“ zusammengefasst.

  • Einbeziehung der Mitarbeiter

Für die erfolgreiche Nutzung des Archivs ist es wichtig, dass auch wirklich alle Mitarbeiter damit arbeiten und es keinerlei Ausnahmen gibt. Motivieren Sie hierzu, wenn nötig, Ihre Mitarbeiter durch das „Wir-Gefühl“.

Sie möchten frischen Wind in Ihr Unternehmen bringen? Ihr Akten-Archiv soll der Vergangenheit angehören, alle Dokumente sollen digitalisiert werden und die Unternehmensprozesse erleichtert werden? Wir unterstützen Sie – nicht nur in der Planung sondern auch als Scan-Dienstleister!
Ebenso stehen wir Ihnen auch nach Einführung jederzeit für Schulungen oder Workshops zur Verfügung!

In unserem aktuellen Blogbeitrag finden Sie nähere Ausführungen der aufgeführten Tipps zur Einführung eines digitalen Archivs.

 



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Die Kernkompetenz von NETCONTROL® liegt in der Entwicklung, Implementierung und dem Betrieb bedarfsgerechter browserbasierter Informations- und Kommunikations-Systeme auf Basis der zukunftssicheren und preiswerten Internet-Technologie. Durch hochflexible und praxiserprobte IT-Lösungen mit Autoren- System unterstützen wir seit 1996 Unternehmen und Organisationen bei der Gestaltung ihres Informationsmanagements. Im Laufe der Jahre ist auf Basis offener Standards ein leistungsfähiges Produktportfolio entstanden. Erstklassige Referenzen belegen die Zuverlässigkeit unserer Produkte und Dienstleistungen.



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