Kleine und mittelgroße Unternehmen sind grundsätzlich bereit Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Der weitaus überwiegende Teil erkennt auch die zahlreichen Vorteile der digitalen Archivierung. Dennoch zögern etliche KMU mit der Einführung eines elektronischen Archivierungssystems.
Was ist digitale Archivierung?
Digitale Archivierung bedeutet grundsätzlich die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um digitalisierte, ehemals papiergebundene Dokumente handeln, es können aber auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente archiviert werden, zum Beispiel E-Mails, elektronische Rechnungen oder Bilddateien.
Die digitale Archivierung ist wesentlich kostengünstiger und besser zur langfristigen Aufbewahrung von Informationen geeignet, als die Vorhaltung von Lagerräumen, Regalen und Aktenordnern. Zumal mit der weiter wachsenden Anzahl an originär elektronischer Informationen Lösungen gefunden werden müssen, die das Ausdrucken und abheften von E-Mails oder elektronisch erzeugten, versendeten und empfangenen Dokumenten überflüssig machen.
Ein digitales Archiv verbessert und beschleunigt, über die einfache und platzsparende Aufbewahrung hinaus, aber auch die Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen.
Umstellung auf digitale Archivierung – Hinderungsgründe
Für die Mehrzahl der kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen aller Art deutliche Vorteile Grundsätzlich spricht also vieles dafür diese Form der Aufbewahrung zukünftig stärker zu nutzen.
Woran also liegt es, wenn Unternehmen dennoch weiterhin auf die Aufbewahrung in Papierform setzen?
Die 10 häufigsten Faktoren, die Unternehmen an einer Umstellung auf die vollständige elektronische Aufbewahrung hindern können:
Organisatorische Abläufe müssten umgestellt werden.
Archivierung in Papierform hat sich bewährt.
Rechtliche Grundlagen und Buchführungsgrundsätze sind nicht bzw. nur teilweise verständlich.
Zweifel an der Akzeptanz elektronischer Belege durch die Finanzverwaltung.
Rechtsunsicherheiten bei der Archivierung von E-Mails.
Bedenken wegen der Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Systeme.
Anschaffungskosten eines elektronischen Archivierungssystems.
Probleme bei Systemumstellungen werden erwartet.
Unterlagen werden nur wenig oder teilweise in elektronischer Form empfangen.
Laufende Kosten eines Archivierungssystems.
(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt “Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken”)
Vorteile der elektronischen Aufbewahrung
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