GoBD: Die Galgenfrist läuft, doch ecoDMS kann Ihnen helfen…

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Pressemeldung der Firma LANTECH GROUP

Wenn Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden sollen, braucht man dafür ein „revisionsicheres Dokumenten-Management-System“ (DMS). Die meisten Anwender vermuten, dass Systeme, die mit dem Zusatz „revisionssicher“, „TÜV-geprüft®“ oder ähnlichen Attributen werben, auch eine Garantie für gesetzeskonformes Vernichten von gescannten Dokumenten geben. Das ist falsch!

Grundsätzlich gilt: Revisionssicherheit kann nur durch das DMS einsetzende Unternehmen SELBST erreicht werden. Nötig dafür ist unter anderem eine sogenannte „Verfahrensdokumentation“ die sich an die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hält.

Die GoBD ersetzen mit Wirkung zum 01.01.2015 die bis dahin gültigen GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Die GoBD gelten seitdem für alle Veranlagungszeiträume ab dem 31.12.2014.

Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD am 14.11.2014 veröffentlicht. Auf der Webseite des BMF kann man die GoBD als PDF downloaden. Sie können diesen Link nutzen.

ecoDMS steht für „economic document management system“. Mit diesem modernen Dokumenten-Management-System können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen Datenbank.

ecoDMS bietet, wie andere DMS-Systeme auch, alle nötigen Voraussetzungen für ein revisionssicheres Arbeiten nach GoBD.

Das Dokumenten-Management-System ist damit also revisionskonform.

Merkmale der revisionskonformen ecoDMS-Archivlösung:

Das Original bleibt erhalten.

Qualifizierte Ablage (Klassifizierung)

Protokollierung der Arbeitsschritte

Sicherer und unmittelbarer Lesezugriff

Datensicherung- und Wiederherstellung

Flexible Einrichtung nach Kundenwunsch

Gerne helfen Ihnen die Experten der LANTECH DOCUMENT SOLUTIONS GMBH in Sachen GoBD und ecoDMS weiter.

Wer sich für Produkte, Services und Solutions der LANTECH DOCUMENT SOLUTIONS GMBH entscheidet, der wählt innovative und zukunftssichere Lösungen und erhält das gute Gefühl, den richtigen Partner an seiner Seite zu haben.

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