Für elektronische Rechnungen gibt es heutzutage nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) des Bundesfinanzministeriums klare gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. So ist es nicht ausreichend wenn das Datenverarbeitungssystem lediglich Papierausdrucke bereitstellt. Ferner müssen die Dokumente über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden (auch das per Mail erhaltene Originalrechnungsformat), die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Alle diese Vorgaben bedeuten für die Buchhaltung viel Aufwand. Die Lösungen der BSS Business Solutions for Services GmbH für Microsoft NAV Anwender – BSS NAV |Capture, NAV |Link und andere ERP Systeme erfüllen die gesetzlichen Vorgaben zu 100 Prozent. Aber auch für andere ERP Systeme hat BSS Business Solutions for Services eine Lösung mit optimelem Kosten/Nutzenverhältnis.

Wie funktioniert das?

Elektronische Rechnungen werden über die Mailadresse aus der Finanzbuchhaltung (FIBU) erkannt und vorkontiert. Die Freigabe einer Rechnung erfolgt nach deren Komplettierung durch mindestens einen Prüfer. Das wichtigste ist eine ordentliche Buchhaltung und somit ist es unumgänglich, dass der Beleg erst nach der Prüfung der Daten aus der Finanzbuchhaltung in den Prozess gelangt. Die Prüfung erfolgt aus Sicht der Buchhaltung mit den Stammdaten aus der FIBU. Die Rechnungs- Prüfungsprozesse werden durch das System unterstützt. Erst nach Freigabe wird die Rechnung in einem Buchungsstapel der FIBU zur Verfügung gestellt und kann durch die Buchhaltung verbucht werden.

Ferner ist der Beleg GOBD konform archiviert und das vollautomatisch. Durch die hohe Integration in Rechnungswesen- und ERP-Systeme werden zudem auch doppelte Eingaben vermieden. Die Lösung überwacht und unterstützt alle relevanten Vorgänge vom Rechnungseingang über die Freigabe bis hin zur Archivierung. Es enthält den geforderten „verlässlichen Prüfpfad“ und protokolliert jede Änderung im Datensatz. Für die Überwachung und Prüfung durch die BSS Lösung wird im Unternehmen lediglich eine Mailadresse benötigt, an welche die Rechnungen gesendet werden. Auch im Haus gescannte Papier Rechnungen können in den Prozess eingebunden werden. Der riesige Zeitverlust im Unternehmen für Belege suchen ist durch Volltextsuch Vergangenheit. Archivflächen werden Jahr für Jahr geringer, denn nach einer Prozessbeschreibung kann zukünftig auf Papierbelege verzichtet werden. Einer der großen Vorteile ist die schnelle und kostengünstige Einführungsphase. Denn Installation und Schulungsaufwand benötigt man nur etwa einen Arbeitstag. Dadurch ist die Buchhaltung bereits am ersten Tag produktiv.

Wie gehe ich bei der digitalen Archivierung am besten vor?

Jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet ein digitales Archiv für alle elektronischen Rechnungen, Belege, E-Mails etc. zu führen. Äußerst sinnvoll ist es, das Papierarchiv und das elektronische Archiv zusammenzuführen, das spart jede Menge Zeit, Arbeit und Kosten.

Scannen, digital archivieren und Originale wegwerfen

In zahlreichen Unternehmen und Behörden wandern Dokumente nicht mehr in Aktenschränke oder auf den Schreibtisch, sondern direkt vom Scanner ins digitale Archiv.

„Ersetzendes Scannen“ spart Zeit, Platz und damit viel Geld. Mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“ gilt seit Anfang 2015: Ein Papierdokument kann gescannt und danach vernichtet werden, wenn keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen.

Dabei müssen Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen berücksichtigt werden.

Anforderungen an das digitale Archiv

Das elektronische Archivierungssystem soll das gescannte Dokument in einem gesicherten Speicherbereich ablegen, wo es nicht mehr geändert und gelöscht werden kann. Die Erstellung von Protokollen zeigt hier an, was wann und von wem gescannt worden ist. Diese Protokolle lassen sich archivieren und ermöglichen den Nachweis, dass das archivierte Objekt seit dem Scannen nicht geändert wurde (revisionssicher Archivierung).

Hierzu gehört auch die sog. Verfahrensdokumentation, in der der Prozess des Scannens, des Indizieren und des Speicherns beschrieben ist.

Hier sind die zehn Regeln auf die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung achten sollten.

Regeln der digitalen Archivierung

Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral

Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen

Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen

Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden

Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben

Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden

Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung

Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden

Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen

Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Ein Muss: die Verfahrensdokumentation

Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden (Ersetzendes Scannen).

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die Verfahrensdokumentation. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen. Gerne sind wir Ihnen  bei der Erstellung dieser Verfahrensdokumentation behilflich.

Für den ersten Eindruck vereinabren Sie einen online Präsentationstermn und teilen Sie uns mit welches ERP System, welches Fibu Programm Sie einsetzten.

Weiterführende Links

• Originalmeldung von BSS Südwest GmbH
• Alle Meldungen von BSS Südwest GmbH