Schlanke Prozesse in der Verwaltung: Rechnungsversand per E-Mail

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Nicht nur das Einsparen von Portokosten spricht für die eRechnung, auch Bearbeitungszeiten verkürzen sich und damit das Einhalten der Zahlungsziele.

Pressemeldung der Firma PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG

Rechnungsversand per Mail kennt jeder. Ob vom Onlinehändler oder vom Telefonanbieter. Rohstofflieferungen werden vielerorts noch per Papierrechnung mit Lieferscheinstapel im Anhang versendet. Doch gerade hier liegen enorme Potenziale um Portokosten erheblich zu reduzieren und Bearbeitungszeiten bei Ihnen als Lieferant und beim Kunden selbst zu senken. Die Vorteile der Rechnung per E-Mail sind klar. Sie sparen Porto und Papier und können gleichzeitig schneller abrechnen. Lager- und Raumkosten entfallen in den bisherigen Dimensionen völlig! Mit der Verschlüsselung der Rechnung und dem elektronischen Archiv und Dokumenten-Management-System mit der WDV2015 haben Sie die Gewissheit, dass die Belege geschützt ankommen und langfristig sicher aufbewahrt werden. Neben diesen Vorzügen punktet die eRechnung mit den verkürzten Durchlaufzeiten in der Bearbeitung und damit bei dem Einhalten der Zahlungsziele und Skonti. Die Lieferscheine werden beim Mail-Versand nicht mit gesendet. Diese liegen ebenfalls online im Lieferscheinportal Bau-ELSE.de bereit. Fertig sortiert und als PDF/A abrufbar. Die Kunden können die PDFs übernehmen. Zu empfehlen ist jedoch auch die Übernahme per standardisierter XML-Schnittstelle. Per Mouseklick kann der Kunde – der Baubetrieb – die Lieferscheine in sein eigenes ERP/CRM–System übernehmen. Im Zuge der Innovationen rund um den 1-Blatt-Lieferschein ein großer Schritt zum reduzierten Papierarchiv. Im Onlineportal Bau-ELSE liegen die Lieferscheine als PDF/A für 2 Jahre zum Abrufen bereit – und das mit allen Unterschriften!

Gut geplant: Start der Kundenkommunikation

Besprechen Sie die geplante Neuerung mit Ihrem Team und binden es aktiv mit ein. Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über die geplante Umstellung zum Versand der Rechnung per Mail. Nutzen Sie die Übergangszeit und informieren breit gefächert in Geschäftsbriefen, Mails oder auch auf der Webseite. Zum Beispiel: „Wir arbeiten an der Verbesserung unserer verwaltungsnahen Prozesse. Ab 1.6.2016 erhalten Sie die Rechnungen CO2-freundlich per E-Mail. […].“ Wichtig sind auch die Formalien rund um AGBs Ihres Unternehmens. Passen Sie diese entsprechend an. Zum Beispiel: „Seit 2011 sind elektronische Rechnungen elektronisch und ohne Signatur rechtmäßig. Wir erlauben uns, die erbrachen Lieferungen und Leistungen in dieser Form abzurechnen.“ Nun richten Sie eine E-Mail-Adresse für Ihren Mailausgang ein. Zum Beispiel: rechnung@kieswerk.de.

Trotz aller Vereinfachung, Kunden, die ihre Rechnung nicht per E-Mail empfangen möchte, sondern weiterhin auf dem Postweg, dem sollten Sie nachkommen: Der Kunde hat das Recht, weiterhin die Rechnungen per Post zu erhalten. Richten Sie dies in der WDV im Personenkonto entsprechend ein.

Einrichten der Branchensoftware WDV2015 in wenigen Schritten

Wählen Sie in den Einstellungen der WDV2015 (WDVClient) unter dem Reiter E-Mail/SMS-Versand den gewünschten Mail-Client. Anschließend die Ausgabeeinstellungen des Treibers. Wenn gewünscht erstellen Sie selbst oder das PRAXIS-Team ein neues Rechnungsformular speziell für E-Mail-Rechnung bzw. mit dem Hinweis, dass es sich um eine E-Mail-Rechnung handelt. Dies ist kein Muss. Definieren Sie beim Kunden die Versandeinstellungen. Ganz einfach im Personenkonto der WDV2015. Das war es schon!

Informieren Sie sich jetzt beim PRAXIS-Team zu den Einsatzmöglichkeiten. Hier erfahren Sie auch Referenzen in Ihrer Nähe. bauma-Besucher treffen PRAXIS in Halle C1 Stand 226.

www.wdv20xx.org



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Die PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG wurde 1989 in Baden-Württemberg gegründet. Seit 1997 richtet sich der Fokus zunehmend auf die Branchensoftware WDV20xx und damit die Geschäftsprozessintegration von der Ausschreibung bis zur Kostenrechnung und Betriebsdatenerfassung und Terminal-Verwiegung für Zulieferbetriebe und Schüttgutunternehmen im Tief- und Straßenbau. Dazu kommt seit 2011 die IT-Automation und Managed Services von IT-Infrastrukturen für die Anwender der Software. Im Jahre 2012 ist der PxDigiStift© als ergänzendes Erfassungsinstrument eine Bereicherung für alle EDV-Anwender – dies völlig branchenneutral und bereichsübergreifend. Im Jahre 2013 wurde die softwaregestützte Baustellenlogistik mit BaustellenApp und LeanManagement entwickelt. Bau-Unternehmen im Asphalteinbau und Zulieferwerke werden erstmalig datenseitig vollkommen automatisiert vernetzt. Dadurch ist die PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG das erste deutsche Unternehmen, das diese zukunftsorientierte Vision verfolgt. Wichtig ist hierbei die Schließung von immer größer werdenden Bedarfslücken: IT-Prozess-Automation in zunehmend in homogenen und komplexen IT-Infrastrukturen bei mittelständischen Unternehmen zu einem bezahlbaren Preis. Das 25-köpfige Team ist der Schlüssel zum Erfolg und immer neuen Innovationen in den Branchen der Kies-, Sand-, Steine-, Erden-, Asphalt-, Transportbeton- und Baustoff-Recycling-Unternehmen und deren Werken, sowie den Bau-Unternehmen im Tief- und Straßenbau. Die Vernetzung der PRAXIS Software AG selbst mit den Branchenverbänden und Institutionen sichert das frühestmögliche Integrieren von Vorschriften und spezifischen Parametern in die Branchen-Anwendungen – und damit hohe Investitionssicherheit für die Kunden. Mit über 3.500 Anwendern in Deutschland, Österreich und der Schweiz gehört in der Branchensoftware-Entwicklung WDV20xx für die Schütt-, Veredelungs- und Baustoff- Industrie zu den Marktführern. Durch die gesellschaftliche Integration in der BSM Business Software für den Mittelstand eG erweitert das Systemhaus elementar mit über 200 Fachkräften in den unterschiedlichsten Spezialbereichen die Kompetenz bundesweit. Im November 2013 folgt die Gründung der PRAXIS Branchen-Software Schweiz GmbH für die Schweiz und Österreich mit eigenem Vertrieb und Kundensupport. Im April 2014 wurde mit PRAXIS Bayern in München das Vertriebs- und Servicekonzept für Bayern und Österreich ausgebaut. Beleg, gern auch als PDF, erbeten.


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