In den Beziehungen zwischen Versicherungsunternehmen, Außendienst und Kunden gibt es immer wieder vertrauliche Daten oder Dokumente, die auf elektronischem Weg zugänglich gemacht werden sollen. Die klassische E-Mail ist zwar überall akzeptiert, jedoch unverschlüsselt und somit als sicherer Transportweg nicht geeignet. Eine Verschlüsselung ist technisch möglich, erfordert aber auf Kundenseite eine komplizierte Konfiguration. Das elektronische Online-Postfach von der Intelligent Solution Services AG (iS2) ermöglicht nun einen sicheren Dokumentenversand und kann dies mit inSign zur rechtssicheren elektronischen Unterschrift auf Verträgen, Protokollen u.ä. Dokumenten verbinden. Auch eine Workflow-Steuerung ist enthalten.

iS2 hat diese Lösung zusammen mit Kunden speziell für die Finanzdienstleistungsbranche und deren gebundenen oder unabhängigen Vermittlern entwickelt. Im weiteren Sinne richtet sich die Anwendung auch an Endkunden. Hinter dem E-Postfach steckt eine einfache Grundidee: vertrauliche Daten und Dokumente bleiben auf dem Server des Unternehmens und werden vom Kunden mittels Internet-Browser über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung abgerufen.

Jeder Kunde hat sein eigenes elektronisches Postfach, auf welches nur er Zugriff hat. Jedoch können die Dokumente unabhängig von Zeit und Ort von mehreren Personen gelesen und unterzeichnet werden. Dabei ist sichergestellt, dass jede Person nur an den Stellen unterschreiben kann, die für sie vorgesehen sind.

Falls im E-Postfach neue Nachrichten oder Dokumente bereit liegen, wird der Kunde per E-Mail oder SMS informiert. Wobei jedes Endgerät mit Internetanbindung für den Einsatz geeignet ist. Auch solche mit reduzierten Auflösungen, wie Tablets oder Smartphones. Kunden sind so stets auf dem aktuellen Stand der für sie wichtigen Informationen.

Aber auch das Unternehmen selbst samt Außendienst mit Partnern profitieren. Deutlich reduziert das E-Postfach deren Aufwand und Kosten: Postgänge oder Vor-Ort-Termin (nur) wegen Unterschriften auf Dokumenten entfallen, genau wie überflüssige Papierausdrucke und Portogebühren.

Das iS2-E-Postfachist der ideale Baustein für digitale Prozesse

Die Anwendung hilft, den Verwaltungsaufwand zu straffen. Für Verwaltungs- und Außendienstmitarbeiter ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist, wenn die Verarbeitung von Dokumenten (z.B. elektronische Anträge) sofort und evtl. sogar automatisiert erfolgen kann.

Zudem werden alle Nutzeraktionen protokolliert und dokumentiert. Das erleichtert den Nachweis. Vor Versand von zu unterschreibenden Dokumenten besteht die Möglichkeit, die Korrektheit der aus Umsystemen vorbelegten Adressatendaten und die Zuordnung von Unterschriftsfeldern zu prüfen. Dabei stellt die Anwender-Authentifizierung mittels Zuständigkeits-Filter sicher, dass nur relevante Vorgänge sichtbar sind.

Die Anwendung bietet einen Konfigurationsdialog für Administratoren. Das iS2-E-Postfach stellt eine Schnittstelle bereit und ist in alle Umsysteme integrierbar.

Das E-Postfach erfüllt die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und gewährleistet so die maximale Datensicherheit.

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