Die Bayernwerk Natur GmbH, langjährige Anwenderin der Billing-Lösung XAP.heat von Somentec, hat den Betrieb der Software ins zertifizierte Hochsicherheitsrechenzentrum der Stadtwerke Schwäbisch Hall ausgelagert. Die Nutzung nach dem Software as a Service- (SaaS-) Prinzip verschafft dem dezentral aufgestellten Wärmedienstleister die nötige Flexibilität bei der Organisation wichtiger Geschäftsprozesse und unterstützt somit die Wachstumsstrategie.

Die Bayernwerk Natur GmbH versorgt Haushalte, öffentliche Einrichtungen sowie Gewerbe- und Industriebetriebe mit dezentral und aus regenerativen Quellen erzeugter Wärme und anderen Medien. Mit rund 70 Mitarbeitern betreibt die zum E.ON-Konzern gehörende Gesellschaft mehr als 120 Erzeugungsanlagen und betreut gut 2000 Kunden. Die Mehrzahl der versorgten Objekte ist im Umkreis von München angesiedelt. Der Aktionsradius des Unternehmens erstreckt sich aber – sein Name sagt es – auf den gesamten Freistaat. "Wir wollen weiter wachsen und die Energiewende in Bayern aktiv mitgestalten", beschreibt Geschäftsführer Dr. Alexander Fenzl das mittel- und langfristige Unternehmensziel.

Mit XAP 15 Jahre lang gute Erfahrungen gemacht

Bereits seit 1999 führt Bayernwerk Natur die Verbrauchsabrechnung mit XAP.heat durch. Die Branchenlösung der Somentec Software GmbH genießt bei Fern- und Nahwärmelieferanten sowie Contractoren einen ausgezeichneten Ruf, so auch in Unterschleißheim: "Die Software hat sich ständig weiterentwickelt, und die Zusammenarbeit mit Somentec war immer gut", betont Klaus Jantos. Als Mitarbeiter im Bereich Produktentwicklung und Energiedienstleistungen verantwortet er bei Bayernwerk Natur die Systemadministration von XAP.heat.

Mit der Billing-Lösung von Somentec organisieren heute fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Verbrauchsabrechnung sowie die Datenübergabe an das im SAP-System angesiedelte Hauptbuch. Als der XAP-Applikationsserver noch in der Firmenzentrale stand, war es die Aufgabe von Jantos, für den zuverlässigen Betrieb und die regelmäßige Datensicherung zu sorgen. Zwar gab es mit der Administration und Nutzung der Software nie Probleme, aber langfristig erschien die Selbstverwaltung nicht sicher und professionell genug.

Standortunabhängiger Systemzugriff notwendig

Ein zweites wesentliches Argument für den Umzug der Software ins Rechenzentrum war die Anforderung, zukünftig auch von anderen Unternehmensstandorten der Bayernwerk Natur GmbH aus auf das System zugreifen zu können. Dies soll der Abteilung Messwesen ermöglicht werden, die außerhalb des Firmensitzes angesiedelt ist. "Man kann von den Kollegen nicht erwarten, dass sie Ordner mit Einbau-, Ausbau- und Messprotokollen über 40 Kilometer hin und her schleppen, um in der Zentrale Zählerdaten im System zu pflegen", erläutert Jantos. "Demnächst werden sie das in ihrem eigenen Büro tun können."

Inzwischen arbeiten die XAP.heat-Anwender seit einem halben Jahr online. Im Prinzip hat sich für sie im Alltag nichts geändert, nur dass sie sich vor der Systemnutzung jeweils im System anmelden müssen. Die Kommunikation zwischen Arbeitsplatz und der XAP-Umgebung der Bayernwerk Natur GmbH im Rechenzentrum läuft über einen VPN-Tunnel. "Der Betrieb klappt heute absolut reibungslos", bestätigt Jantos.

Problemloser Umzug ins Rechenzentrum

Auch der Systemumzug stellte keine große Herausforderung dar. "Zunächst haben wir Bayernwerk Natur eine Datenbank eingerichtet, die mit einem Testdatenabzug befüllt wurde", berichtet Winfried Kreisel, der das Projekt für die Somentec Software GmbH betreut. Dann wurden User-Zugänge eingerichtet und alle Funktionen des Systems ausgiebig getestet. Nachdem im Probebetrieb alles wie gewünscht funktionierte, wurden an einem Montag im November 2014 die Live-Daten zum Rechenzentrum übertragen und eingespielt. "Nach zwei Tagen konnten wir mit unserem System wieder ganz normal arbeiten", erinnert sich Klaus Jantos. "Letzte Kinderkrankheiten, dass zum Beispiel für Kollegen noch spezielle Zugriffsberechtigungen eingerichtet werden mussten, waren nach zwei Wochen behoben." Alles in allem habe der Umzug sehr gut geklappt. "Ich hatte jederzeit das Gefühl, mit Profis zusammenzuarbeiten."

Dass er sich nicht mehr selbst um lästige Aufgaben wie Systemadministration und Datensicherung zu kümmern braucht, empfindet Jantos als großen Gewinn. "Vor allem was die Datensicherheit betrifft, ist mir jetzt eindeutig wohler. Die neue Lösung ist für uns ein großer Fortschritt." Dass der heute ausgelagerte und professionalisierte Systembetrieb mit Mehrkosten verbunden ist, liegt auf der Hand. Damit kann sich Klaus Jantos aber arrangieren: "Ich denke, der Gewinn an Datensicherheit und Flexibilität ist es wert."

SaaS-Betrieb ermöglicht Einrichtung eines Kundenportals

Nachdem der Systemumzug geschafft ist und alle Prozesse wieder routiniert laufen, stehen als nächste Projekte die Anbindung der Abteilung Messwesen und – ebenfalls von strategischer Bedeutung – die Einführung von XAP.portal auf der Tagesordnung. Damit wird Bayernwerk Natur in der Lage sein, den Kunden Online-Services anzubieten. Das heißt, sie werden beispielsweise Zählerstände eingeben, historische Verbrauchsdaten anschauen oder Bankdaten ändern können. Auch diese Option wird erst durch den Systembetrieb im Rechenzentrum realisierbar, wo XAP.heat rund um die Uhr erreichbar ist. "Unsere Kunden erwarten solche Services heute einfach", berichtet Jantos von einschlägigen Anfragen. "Mit der Portallösung werden wir unsere Kundenkommunikation ausbauen und damit unsere Möglichkeiten zur Kundenbindung entscheidend verbessern."    

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