Um die Situation in einem Unternehmen zu verstehen ist es für Führungskräfte nicht nur wichtig die aktuellen Kennzahlen zu kennen, sondern auch die Projekte und ihre Zielsetzungen, die im Unternehmen aktuell umgesetzt werden. Während Kennzahlen Ist und Vergangenheit beleuchten, erfährt der Manager mit den Projekten etwas über die zukünftigen Bedingungen. Wichtig dabei ist aber zu verstehen, welchen Beitrag diese Projekte leisten und wie weit sie gediehen sind.

YAVEON stellt nun ein neues Projektportal im Microsoft SharePoint für eine strukturierte Betrachtung der Projekte in einem Unternehmen vor. Damit lassen sich beliebige Projekte in Unternehmen vorschlagen, anmelden, priorisieren und managen. Die Templates für Projektanlage, Aufgaben und Auswertung im Projektportal nutzen die Microsoft SharePoint Infrastruktur und sind intuitiv bedienbar.

„Mit dem Projektportal ermöglichen wir es unseren Kunden, vielfältige Projekte in einer Multiprojektmanagement Umgebung zu steuern, zu analysieren und zu bewerten“, sagt Manfred Oppitz, Leiter des Bereiches Business Consulting and Integration bei YAVEON.

Es gibt zahlreiche Projektmanagementsoftware-Lösungen am Markt. Allerdings dienen diese oft nur der Abwicklung eines (Groß-)Projektes oder auch mehrerer zusammenhängender Teil-Projekte. Was meist fehlt, ist die für Unternehmen so wichtige Priorisierung und Verwaltung aller Projekte nach betriebswirtschaftlichen und strategischen Gesichtspunkten. Für die bessere Zusammenarbeit aller Mitglieder und die Vermeidung von Schnittstellen sollten beide Ebenen, die Projektportfolioverwaltung und das Projektmanagement, nicht getrennt werden. Hinzu kommt, dass gerade kleinere Projekte mit den vorhandenen Werkzeugen oftmals erschlagen werden und daher nur in Excel oder Word verwaltet werden. So verliert aber das Unternehmen die Möglichkeit sich über alle Vorgänge im Unternehmen zu informieren und die Aufgabenauslastung unter den Mitarbeitern zu verstehen.

YAVEON hat eine Projektmanagementsoftware im Microsoft SharePoint entwickelt, in der alle diese Anforderungen übersichtlich zusammengeführt werden.

Vollständiges Multiprojektmanagement mit der Projektmanagementsoftware

Das Projektportal erlaubt es, beliebige Projekte, ob IT-Einführung, Prozessverbesserung oder Büroorganisation, anzumelden und diese strukturiert nach betriebswirtschaftlichen Kenngrößen zu bewerten. Ist ein Projekt vom Gremium priorisiert und – mit entsprechenden Meilensteinen versehen – freigegeben, können direkt aus dem Portal heraus die Ressourcen und Zeiten geplant und der Projektplan im GANTT-Diagramm aufgesetzt werden. Die integrierten Workflows führen zu einer strukturierten Abarbeitung. Ein mit dem Portal ausgeliefertes Dashboard erlaubt eine einfache und sichere Auswertung der einzelnen Projekte sowie des Projektportfolios. Abb 1 Einstieg in das Multiprojektmanagement

Einzelne Projektmitarbeiter können sich über alle Ihre anstehenden Aufgaben in allen Projekten informieren, direkt Zeiten zurückmelden und Aufgaben delegieren. Statusänderungen und neue Aufgaben werden an die Projektmitarbeiter automatisch per E-Mail oder andere Collaboration-Werkzeuge versendet. Abb 2 Übersicht der Aufgaben und Change Requests

Die Vorteile das YAVEON Projektportals in Microsoft SharePoint:

• Alle Projekte in einem Unternehmen werden nach den gleichen Regeln geführt und ausgewertet. Damit kann sich die Unternehmensleitung jederzeit ein Bild über alle Projekte im Unternehmen machen.
• In einem Multiprojektmanagement-Dashboard werden alle Informationen mit sehr schnellem Zugriff zur Verfügung gestellt.
• Die Projekte werden grafisch mit Zeit- und Meilensteinplanung visualisiert. Aufgabenlisten können auch projekteübergreifend angesehen werden.
• Das Berechtigungskonzept erlaubt die strukturierte Anlage, Freigabe und Ausführung der Projekte mit Workflows.
• Dokumentbibliotheken werden automatisch aufgrund von Meilensteindefinitionen angelegt und mit Metadaten versehen.

Technische Umgebung on-premise und in der cloud

Die Projektmanagmetnsoftware „Das Projektportal in Microsoft SharePoint“ nutzt die Standard Workflowmodule des SharePoints. Es können aber ohne Probleme grafische Workflowmodule für SharePoint z.B. von Nintex mit einer Visualisierung des Ablaufes eingebunden werden.

Das Projektportal ist für Microsoft SharePoint 2010 und 2013 verfügbar und lässt sich innerhalb von zwei Tagen in Betrieb nehmen. Alternativ kann das Projektportal als SharePoint Online (Office 365) oder als Cloud-Lösung genutzt werden.

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    Manfred Oppitz, Leiter des Bereiches Business Consulting and Integraton

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