FP Mentana-Claimsoft verstärkt Beratungsangebot zu ersetzendem Scannen und Langzeitarchivierung

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Pressemeldung der Firma Francotyp-Postalia Holding AG

Die Mentana-Claimsoft GmbH, ein Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP), verstärkt ihre Beratungsleistungen rund um das ersetzende Scannen und die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Damit reagiert das Unternehmen mit Hauptsitz in Bad Salzdetfurth und Fürstenwalde auf einen wachsenden Bedarf seitens Wirtschaft und Verwaltung nach praktikablen und rechtssicheren Lösungen zur Dokumentenverwahrung.
 
Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten müssen Unternehmen und Behörden viele Unterlagen teils jahrzehntelang aufbewahren. Die Folge: Ihre Archive kommen an ihre Kapazitätsgrenzen, die Unterhaltung ist ausgesprochen kostenintensiv und bindet zudem wertvolle Ressourcen. Deshalb entscheiden sich immer mehr Organisationen dafür, ihre Dokumente zu digitalisieren und die Originale zu vernichten.
 
Dabei passieren allerdings oft entscheidende Fehler: Wer seine Unterlagen einfach einscannt und zum Beispiel als normales PDF ablegt, läuft Gefahr, dass das digitale Dokument im Fall eines Verfahrens vor Gericht nicht als Beweismittel anerkannt wird.
 
Transparenz von A bis Z
„Die FP Mentana-Claimsoft unterstützt ihre Kunden darin, Prozesse aufzusetzen, mit denen sie Dokumente ersetzend scannen und elektronisch langzeitarchivieren können, ohne dabei den Beweiswert der Unterlagen einzubüßen. Für die Kunden ergeben sich dadurch hohe Zeit- und Kosteneinsparungen“, erklärt FP-Vorstandssprecher Hans Szymanski. „Entscheidend ist dabei eine ordentliche Verfahrensdokumentation, sprich dass dieser Prozess von A bis Z transparent, nachvollziehbar und sauber dokumentiert ist. Gleichzeitig müssen wir sicher ausschließen, dass die Dokumente vor, während oder nach dem Scannen manipuliert oder verändert werden.“
 
Deswegen bietet die FP Mentana-Claimsoft zum Beispiel Workshops an, die sich mit den technischen Richtlinien TR-RESISCAN und TR-ESOR des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschäftigen. Die beiden BSI-Richtlinien geben Unternehmen und Behörden wichtige Leitplanken zum ersetzenden Scannen und beweiswerterhaltenden Archivieren vor. Darüber hinaus unterstützt und begleitet die FP Mentana-Claimsoft ihre Kunden von der detaillierten Schutzbedarfsanalyse bis hin zur korrekten Verfahrensdokumentation.
 
Mitarbeiter der FP Mentana-Claimsoft erhielten zudem kürzlich die Zertifizierungen „VOI Certified Expert“ und „VOI Certified Trainer“ in Sachen „Input/Output & Archive Security“ von der VOI Service GmbH. Auf Basis dieser Zertifikate können sie als Auditoren für den Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) tätig werden und in dieser Funktion überprüfen, ob ein Unternehmen oder eine Behörde gewisse technische Standards oder gesetzliche Vorgaben einhalten. „Die VOI-Zertifizierung der Mitarbeiter zeigt erneut die Expertise der Mentana-Claimsoft in Sachen sicherer, digitaler Prozesse“, erklärt Szymanski abschließend. 

Am Mittwoch, 06. Mai 2015, veranstaltet die Mentana-Claimsoft in Kassel die Konferenz „mc sec 2015“. Thema ist der sichere Umgang mit digitalen Dokumenten. Mehr zur mc sec 2015 unter www.mc-sec.de   



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