Wie jedes Jahr lobt die Initiative Mittelstand des Huber Verlag die innovativen Anwendungen und Produkte der IT-Branche Deutschlands. Unter dem Motto „Vision. Technologie. 100% Innovation“ kann sich auch die PRAXIS erneut über eine Auszeichnung freuen. Als Landessieger Thüringen hat die Anwendung zur Lieferscheinarchivierung mit dem PxDigiStift gepunktet.

So kann es nicht weitergehen!
Lieferscheine, die im Tief- und Straßenbau Verwendung finden, haben i.d.R. 2-3 Durchschläge. Je ein Lieferschein verbleibt im Rohstoffwerk, bei der Spedition und beim Bau-Unternehmen. Insbesondere die Verwaltung im Lieferwerk, bspw. dem Kies-, Schotter-, Beton- oder Asphaltmischwerk, hat mit der Vielzahl der Lieferscheine zu kämpfen. Immerhin müssen diese 7 Jahre archiviert werden. Bei 20.000 – 70.000 Lieferscheinen pro Jahr kommen einige Ordner, Regale und Räumlichkeiten zusammen.
Doch nicht nur das Papier an sich verursacht Kosten, nicht zu vergessen die Mitarbeiter, die täglich Unmengen der Lieferscheine individuell sortieren und abheften. Ein niemals endender Job!

Der Ablauf – komfortabel und hürdenlos
Mit der innovativen, hürdenlos und günstigen Anwendung mit dem PxDigiStift wird nur noch ein einziger Lieferschein an der Waage im Lieferwerk erzeugt. Dieser ist für das Bau-Unternehmen bestimmt. Auf diesem Lieferschein unterschreibt der Wäger wie gehabt im vorgesehenen Feld. Der LKW-Fahrer unterschreibt ebenso mit dem ‚besonderen‘ Kuli, dem PxDigiStift. Auf der Baustelle angekommen, zeichnet der Bauleiter/Polier den Lieferschein auch mit dem PxDigiStift des LKW-Fahrers. Der Lieferschein verbleibt wie gehabt beim Verantwortlichen auf der Baustelle. Am Ende des Tages bzw. der Arbeitswoche des LKW-Fahrers wird der PxDigiStift in der Verwaltung ausgelesen. In wenigen Minuten sind alle Unterschriften digital den entsprechenden Lieferscheinen zugeordnet, und stehen in der Lieferscheinarchivierung zur Verfügung.

Hürdenlos in der Anwendung:
Der Lieferschein wird in den Unterschriftenfeldern des Wägers, des LKW-Fahrers und der Bauleitung beim Druck mit einem Raster versehen. Kaum sichtbar aber mit viel Effekt. Der PxDigiStift ist auf den ersten Blick ein ganz normaler Kugelschreiber. Auf den zweiten Blick kann man schon sein Geheimnis erkennen: mit einer kleinen Kamera unter der Mine scannt er die Unterschrift, die in dem Rasterfeld getätigt wurde. Das Raster ist einmalig und wird beim Auslesen automatisch dem entsprechenden Lieferschein zugeordnet. Die so erfassten Unterschriften sind dokumentenecht und nach GDPdU anerkannt.

Beschädigte oder gar verbummelte Lieferscheine gehören der Vergangenheit an. Der Papier-Lieferschein, der unangetastet sieben im Archiv sein Dasein fristet, ebenso. Lagerplatz, Regale, Karton und Ordner sind nicht mehr nötig. Der Verbrauch an Papier und Toner geht spürbar zurück! Die manuelle Weiterverarbeitung – und damit der teuerste Posten in diesem Vorgang – ebenso. Die Mitarbeiter freut es umso mehr, sie können sich vielversprechenden Aufgaben widmen. Der PxDigiStift scannt nicht nur Unterschriften auf Lieferscheinen. Vielmehr ist er der Helfer für sämtliche Verwaltungsarbeiten im Büro. Protokolle, Skizzen, Aufzeichnungen aller Art stehen der Text- und Weiterverarbeitung sofort zur Verfügung.

 
Das benötigen Sie für den Start mit dem PxDigiStift um das Lieferscheinarchiv in sieben Jahren abzulösen:
Die Fahrzeugwaage im Lieferwerk erhält einen Laserdrucker, der LKW-Fahrer bekommt einen PxDigiStift. Der Lieferschein wird nach BauPVo und mit dem Raster eingerichtet und angepasst. Dazu kommt die Eingangsarchivierung WDV2012/15. Alles aus einer Hand und fertig installiert und eingerichtet vom Branchenkenner PRAXIS Software AG zu ordern.

Wann archivieren Sie hürdenfrei und preisgünstig Ihre Lieferscheine? Der Countdown für die nächsten sieben Jahre läuft!    

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