Mit Helpdesk-Lösungen Geld sparen und die Produktivität erhöhen

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– Warum Excel-Tabellen kein Ersatz für eine Helpdesk-Lösung sind

– Weshalb sich eine Helpdesk-Software auch für kleine und mittelständische Firmen lohnt

Eigentlich ist es paradox: Für Unternehmen ist eine reibungslos funktionierende IT unverzichtbar. Das gilt auch für kleine und mittelständische Firmen (KMU). Dennoch zögern viele KMU, eine Helpdesk-Software zu implementieren. Oft geben sie als Grund ein zu kleines IT-Budget an oder dass es ihnen an IT-Fachleuten mangelt. Stattdessen setzt die IT-Abteilung lieber auf antiquierte Methoden wie Excel-Listen, um Support-Aufträge zu verwalten. Dabei erhöht eine Helpdesk-Software nachweislich die Produktivität der IT-Abteilung und der IT-User. Um ein effizientes IT-Service-Management (ITSM) zu etablieren, sollten Unternehmen daher ihre Excel-Listen „in Rente“ schicken und auf eine Helpdesk-Lösung setzen.

Wer jedoch weiterhin auf Spreadsheets setzt, muss sich darüber im Klaren sein, dass er auf die Vorteile verzichtet, die eine Helpdesk-Lösung bietet. Dazu zählen:

Auswirkungen von Incidents auf die Geschäftstätigkeit minimieren: Eine Software, mit der sich der Support optimieren lässt, ermöglicht es der IT-Abteilung, Incidents und Tickets entsprechend ihrer Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb zu bearbeiten. Das ist mit Excel-Dokumenten nicht möglich. Diese sagen beispielsweise nichts darüber aus, welche Folgen der Ausfall eines bestimmten Druckers in der Rechnungsabteilung haben kann. In eine Helpdesk-Software sind dagegen Funktionen integriert, die eine Gewichtung von Incidents vornehmen und das Umsetzen von Service Level Agreements (SLA) ermöglichen.

Mehr Transparenz: Eine Excel-Liste listet schlicht und einfach Vorkommnisse in einer IT-Umgebung auf. Eine Helpdesk-Lösung dagegen verfügt über Funktionen wie einen Service-Katalog und Anfragevorlagen. Dadurch wird die Helpdesk-Abteilung für die Endnutzer „sichtbar“. Zudem können Helpdesk-Mitarbeiter einen User besser über den Status seiner Anfrage auf dem Laufenden halten und vermeiden zudem eine Doppelbearbeitung von Tickets.

Bessere Einbindung der User: Ein „Helpdesk by Spreadsheet“ lässt viele Fragen offen, etwa „Wie meldet ein User ein Problem, etwa per E-Mail oder Anruf?“ oder „Wie lässt sich feststellen, welcher IT-Fachmann sich um das gemeldete Problem kümmert?“. Mit einer Helpdesk-Software können IT-Experten den Anwender direkt kontaktieren und aus einem Fehler-Ticket heraus E-Mails versenden. Zudem haben sie die Möglichkeit, den Nutzer über den Fortgang der Fehlerbehebung zu informieren.

Prozesse automatisieren: Greift eine Helpdesk-Abteilung auf Excel und Co. zurück, endet dies oft darin, dass ein Mitarbeiter auf seinem Rechner zig Fenster öffnen muss, um selbst einfachste Anfragen zu beantworten. Eine Helpdesk-Software dagegen verfügt über Prozessautomatisierungs-Funktionen. Damit lassen sich Fehlertickets deutlich schneller bearbeiten, von einfachen Aufgaben wie dem Zurücksetzen von Passwörtern bis hin zu Anfragen zu komplexen Prozessen. Dadurch bleibt der IT-Abteilung mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Performance messen: Auch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm lassen sich Auswertungen erstellen, allerdings nicht in Echtzeit. Eine Helpdesk-Software stellt dagegen Reports in Echtzeit zur Verfügung. Damit lässt sich jederzeit nachvollziehen, wann wie viele Tickets bearbeitet wurden, welche offen blieben und ob es zu Verletzungen von SLAs kam. Dazu stellt die Software Dashboards und maßgeschneiderte Reports bereit. Sie geben über die Performance der IT-Abteilung und der Helpdesk-Mitarbeiter Aufschluss. Solche Informationen sind auch für die Geschäftsleitung wichtig.

Fazit: Eine Helpdesk-Lösung ist für KMU unverzichtbar – und erschwinglich

David Howell, European Director bei ManageEngine fasst zusammen: „Eine Helpdesk-Software bietet Vorteile, die für Unternehmen jeder Größenordnung unverzichtbar sind. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sollten eines bedenken: Eine komplette Lösung für das IT-Servicemanagement mag für sie immer noch eine Nummer zu groß sein. Ein Helpdesk-Tool ist es dagegen nicht. Denn auch KMU profitieren davon, wenn die IT-Abteilung und IT-Support-Abteilungen in der Lage sind, ihren Teil zum Erreichen der Geschäftsziele beizutragen.“

Erschwingliche Helpdesk-Lösungen, wie die von ManageEngine, sind somit kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Die Helpdesk-Lösungen von ManageEngine sind im deutschsprachigen Raum im Übrigen über ManageEngines Exklusiv-Partner MicroNova AG erhältlich.

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    David Howell

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