Das Universitätsklinikum Frankfurt managt jetzt Verträge über deren gesamten Lebenszyklus mit dem Vertragsmanagement cuContract der Circle Unlimited AG. Die Lösung ist in den Stabsstellen ‘Einkauf‘ sowie ‘Recht, Öffentlichkeits- und Pressearbeit (RÖP)‘ im Einsatz. Die Anwender können mit dem neuen Vertragsmanagement Verträge zentral erfassen und bearbeiten sowie zugehörige Dokumente revisionssicher ablegen. Ein integriertes Termin- und Fristenmanagement mit automatischer Erinnerungsfunktion unterstützt beim Einhalten sämtlicher Termine und Fristen. Bisher hatte das Klinikum die Verträge manuell in einer selbst erstellten Access-Datenbank erfasst und verwaltet. Die jetzt mit cuContract automatisierten Arbeitsabläufe reduzieren damit auch die Fehleranfälligkeit und den Papierverbrauch. Für den Einkauf hat Circle Unlimited zudem die Anbindung von cuContract an SAP Materialwirtschaft (MM) realisiert. Die Anwender sehen so bereits in SAP MM, welcher Vertrag aus cuContract zur jeweiligen Bestellung gehört. Geplant ist, im Vertragsmanagementsystem von Circle Unlimited alle Verträge aus den Abteilungen Einkauf und RÖP zu erfassen wie Drittmittel-, Dienstleistungs-, Miet- und Leasing- oder Versicherungsverträge.
Zentrale Dokumentenablage und -archivierung
Durch die zentrale Ablage aller Vertragsdokumente haben die Anwender von cuContract gleichzeitig Zugriff auf ein und dieselbe aktuelle Version eines Dokuments. Dazu hat Circle Unlimited das bestehende externe optische Archiv des Universitätsklinikums Frankfurt an die Software angebunden. Alle Dokumente, die die Benutzer nun scannen und in der Vertragsmanagementlösung erfassen, werden dort automatisch revisionssicher abgelegt. Papierbasierte Umläufe und Kopien beziehungsweise E-Mails mit der letzten Dokumentenversion sind Vergangenheit.
Termin- und Fristenmanagement
Das in cuContract integrierte Termin- und Fristenmanagement unterstützt das Universitätsklinikum dabei, sämtliche mit Verträgen verbundene Termine wie Kündigungsfristen, Wiedervorlagen oder Fälligkeiten zu überwachen und einzuhalten. Die Benutzer werden automatisch via Benachrichtigung in der To-Do-Liste erinnert. Das Klinikum hat so die Möglichkeit, auch wirtschaftliche Vorteile, die mit einer kontrollierten Fristenüberwachung verbunden sind, auszuschöpfen wie unter anderem Ersparnisse durch die optimale Nutzung von Kündigungsfristen.
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