Aktualisierte Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail- Archivierung erschienen

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Kostenlose Whitepaper beantworten die wichtigsten Fragen zu den geltenden gesetzlichen Anforderungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz

Pressemeldung der Firma MailStore Software GmbH

Die MailStore Software GmbH, der deutsche Archivierungs-Spezialist, hat seinen kostenlosen Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ überarbeitet. Das Whitepaper bietet Unternehmen einen umfassenden Überblick, welche gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien bei der Archivierung von E-Mails beachtet werden müssen. Gleichzeitig erhalten Unternehmen praxisnahe Empfehlungen, wie beispielsweise Konflikte mit datenschutzrechtlichen Vorschriften vermieden werden können. Konkrete Tipps zur Umsetzung runden das Dokument zu einem kompakten Leitfaden ab.

Die langfristige Aufbewahrung von E-Mails mit handels- und steuerrechtlicher Bedeutung für Unternehmen ist zwingend erforderlich. Zahlreiche Vorgaben wie z. B. das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), beschreiben, welche E-Mails über welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen und welche Konsequenzen bei Nichtbeachtung drohen.

„Wir bemerken täglich, dass bei dem komplexen Thema der rechtssicheren E-Mail-Archivierung eine große Unsicherheit herrscht. Unser Leitfaden stellt in diesem Zusammenhang eine leicht verständliche Orientierungshilfe dar, die bereits seit Jahren von unzähligen Unternehmen genutzt wird. Die überarbeitete Fassung greift nun noch mehr Aspekte wie beispielsweise die Archivierung von Bewerbungen auf“, erläutert Tim Berger, CEO bei MailStore.

Abgesehen von archivierungspflichtigen digitalen Unterlagen gibt es zudem noch archivierungswürdige E-Mails, die dem zivilrechtlichen Schutz des Unternehmens dienen können. So können E-Mails wichtige Absprachen dokumentieren und im Streitfall als Beweis gewürdigt werden.

Bevor ein Unternehmen eine ordnungsgemäße E-Mail-Archivierungsstrategie umsetzen kann, müssen allerdings Aspekte wie die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen und Fragestellungen rund um die Spam-Filterung beachtet werden. Auch zu diesen Gesichtspunkten liefert der kostenlose Leitfaden Erläuterungen und zeigt Lösungsansätze auf.

Das Dokument steht allen Interessierten ab sofort zum kostenlosen Download zur Verfügung: www.mailstore.com/…

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Das eigentümergeführte Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Viersen bei Düsseldorf zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 20.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten. Zudem bietet MailStore seit Beginn des Jahres mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können. Mit MailStore Home befindet sich zudem ein weiteres Produkt im Portfolio, das Einzelanwendern die kostenlose Archivierung ihrer privaten E-Mails ermöglicht. MailStore Home wird derzeit weltweit von über 1.000.000 Anwendern genutzt.


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