Strafen wegen fehlender E-Mail Archivierung vermeiden!

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Pressemeldung der Firma Krämer IT-Solutions GmbH

Wussten Sie schon, dass durch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Unternehmen vorgeschrieben wird, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen? Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Der Gesetzgeber hat die Abgabenordnung (AO) angepasst sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geschaffen. Die gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) im Jahr 2009 konkretisiert. Hier heißt es:

„E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.“



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