Digitale Archivierung statt Zettelwirtschaft bei Anker-Teppichboden

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Für wesentlich effizientere Arbeitsabläufe setzt die Anker-Teppichboden Gebr. Schoeller GmbH aus Düren Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme von BCT Deutschland ein. Das Aachener IT-Unternehmen hat bei der mit 300 Mitarbeitern größten Teppichweberei Europas, deren Produkte z. B. im Berliner Reichstagsgebäude liegen, erfolgreich das Enterprise Content Management (ECM) Corsa implementiert.

Die Vergangenheit war alles andere als papierlos. „Mindestens drei Ausdrucke haben wir von jedem Dokument gemacht“, erinnert sich Kamillus Wojczyk, IT-Verantwortlicher bei Anker-Teppichboden. „Die wurden per Hand an die jeweiligen Abteilungen verteilt, nach Bearbeitung archiviert und bei Bedarf wieder aufwendig herausgesucht.“

Angepasst an individuelle Unternehmensabläufe und die vorhandene Infrastruktur

Heute wird jeder Vorgang komplett digital und leicht aufzufinden im ECM-System abgelegt. Alle Dokumente, z. B. Angebote, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen, sind gebündelt und von jedem Arbeitsplatzrechner aus verfügbar – gemeinsam mit der jeweils relevanten Kundenkorrespondenz. Mit flexiblen Suchmechanismen – inklusive Volltextsuche in den Dokumenten – können die Mitarbeiter mit dem ECM die gesamte Historie eines Vorgangs auf einen Blick erfassen.

Um die Nutzung von Corsa einfach zu machen, wurde es von BCT Deutschland über eine bidirektionale webdienstbasierte Schnittstelle vollständig in das vorhandene bewährte Warenwirtschaftssystem integriert. Durch das reibungslose Zusammenspiel der Komponenten war zudem keine kostenintensive Schulung der Mitarbeiter notwendig und die Eingewöhnungsphase kurz.

Sichere und günstige Datenspeicherung

„Mit Corsa haben wir ein ECM-System, das Daten hundertprozentig nachvollziehbar auf revisionssicheren Laufwerken speichert. Damit sind wir z. B. für die nächste digitale Steuerprüfung bestens gewappnet“, ergänzt Wojczyk. „Darüber hinaus sparen wir jährlich bis zu 250.000 Blatt Papier, reduzieren unsere Druckkosten massiv und benötigen erheblich weniger Fläche für unser Archiv.“

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