Die Gelangensbestätigung dient als Nachweis, um bei Lieferungen in EU-Staaten eine Befreiung von der Umsatzsteuer zu erhalten. Der Empfänger einer Ware bestätigt dazu auf dem Dokument, dass er die Sendung erhalten hat. Verpflichtend ist die Erstellung einer Gelangensbestätigung ab dem 1. Januar 2014. Der Zollspezialist BEO hat eine Software entwickelt, die den dabei entstehenden Verwaltungsaufwand deutlich minimiert. Mit dem kostenlosen Programm wird der Nachweis elektronisch angelegt, bereitgestellt und archiviert. Der Versand per Post entfällt. Unter www.beo-gb.de können Nutzer auf die Cloud-Lösung zugreifen.
Die Gelangensbestätigung muss erstellt werden, wenn eine Ware durch den Lieferer selbst zugestellt oder vom Abnehmer abgeholt wird. Bei allen anderen Transportvarianten eignet sie sich ebenfalls als einfache und sichere Eingangsbestätigung. Die BEO-Cloud-Lösung hilft, den dabei entstehenden Verwaltungsaufwand gering zu halten. Nutzer können in dem Programm alle benötigten Daten auf einer Plattform verwalten und archivieren. Die Eingabe erfolgt bequem per Excel-Import. Vor dem elektronischen Versand einer Gelangensbestätigung prüft das System, ob alle notwendigen Angaben vorhanden sind. In die Software ist außerdem eine Mailvorlage integriert, sodass für alle Schritte- von der Anfertigung bis zur Bereitstellung der Gelangensbestätigung- kein zusätzliches Programm notwendig ist. Durch das Onlineverfahren kommt es zudem nicht zu Verzögerungen, wie beim Versand auf dem Postweg.