Das Bundesverwaltungsamt (BVA) setzt sich mit Unterstützung der MACH AG für die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung ein: Ab sofort setzen sie das vom Bundesministerium des Innern (BMI) empfohlene einheitliche Format in der Praxis um und verhelfen der eRechnung zum behördenübergreifenden Einsatz.

Im Geschäftsbereich des BMI ist das BVA eine von drei Pilotbehörden für das Projekt Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung. Ralf Bergmann, verantwortlich für die Umsetzung im BVA, ist sich der Chancen bewusst: „Als Pilotbehörde können wir Einfluss auf die Gestaltung der Software nehmen und damit den Grundstein für die eRechnung in der öffentlichen Verwaltung legen. Behördenspezifische Besonderheiten können von Beginn an berücksichtigt und integriert werden. Damit ist eine schnelle Umsetzung und dadurch zeitnahe Nutzung im Arbeitsalltag möglich. Das baut bürokratische Hürden ab.“

Das Vorhaben setzt das BVA gemeinsam mit der MACH AG um, mit der bereits seit über zehn Jahren eine erfolgreiche Zusammenarbeit bei verschiedenen Modernisierungsprojekten besteht. Sowohl die Beschaffung als auch die Rechnungsbearbeitung bildet das BVA erfolgreich mit der MACH Software ab. Die eRechnung schließt die „elektronische Lücke“ dazwischen und ermöglicht die durchgängig elektronische Bearbeitung. „Wir verarbeiten ca. 50.000 Buchungen jährlich und versprechen uns erhebliche Effizienzgewinne in Form von kürzeren Prozesslaufzeiten und Kosteneinsparungen“, so Bergmann. „Nicht zuletzt erwarten wir auch eine höhere Prozess-Sicherheit durch die Automatisierung.“

Auch für die MACH AG passt die Entwicklung in das strategische Konzept: Als ganzheitlicher Anbieter von Finanz-, Prozess- und Personallösungen geht es dem Dienstleister seit über 25 Jahren um die Vermeidung von Medienbrüchen und die Abbildung von übergreifenden Prozessen in öffentlichen Einrichtungen. „Wir freuen uns, dass wir die eRechnung gemeinsam mit dem BVA umsetzen und zeigen können, dass dieser Baustein perfekt den gesamten elektronischen Prozess komplettiert. Von der Beschaffung bis zur Zahlung ist künftig alles aus einem Guss“, sagt Patrick Spahn, eRechnungs-Experte bei der MACH AG. „Von den Fortschritten profitieren neben den Bundesverwaltungen auch alle anderen öffentlichen Einrichtungen.“

Grundlage für das Entwicklungsvorhaben ist neben rechtlichen Änderungen das Engagement des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Mit dem einheitlichen Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide) hat es eine Basis geschaffen, die die Verarbeitung elektronischer Rechnungen vereinfacht und den Austausch von Rechnungsdaten branchenübergreifend zwischen Wirtschaft und Verwaltung erlaubt. Die Umstellung auf die elektronische Rechnung hat hohes Einsparpotenzial: Das Projekt eRechnung von BMI und der Goethe-Universität Frankfurt zeigt, dass sich die Bearbeitungsdauer von etwa 27 auf rund 2,5 Minuten reduzieren lässt und damit auch die Prozesskosten um bis zu 80 Prozent sinken können.

Weitere Informationen: www.mach.de/erechnung, www.ferd-net.de

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