Unternehmen und Organisationen stehen vor der Herausforderung des rechtssicheren, beweiswerterhaltenden „ersetzenden Scannens“ von Papierdokumenten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat sich dieses Themas angenommen und die neue BSI-Richtlinie TR RESISCAN 03138 entwickelt. Auf einem gemeinsamen Informationstag des Bundesverbandes IT-Sicherheit e.V. (TeleTrusT) und des BSI wurden am 19.04.2013 in Berlin Inhalte und Anwendungsbeispiele der Richtlinie vor 80 Experten aus Wirtschaft und Verwaltung vorgestellt.
In Verwaltung, Justiz und privatwirtschaftlichen Unternehmen (z. B. im Gesundheitswesen, der Versicherungswirtschaft sowie im Steuer- und Buchführungswesen) werden im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung zunehmend elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme eingesetzt. In vielen Fällen kommt gescannten Dokumenten nicht die gleiche gesetzliche Beweiskraft zu wie dem Papieroriginal. Das BSI hat die neue BSI-Richtlinie TR RESISCAN 03138 entwickelt und veröffentlicht:
Ziel der Richtlinie ist es, Anwendern und Dienstleistern höhere Rechtssicherheit beim „Ersetzenden Scannen“ zu verschaffen. Die TR führt entlang eines strukturierten Scanprozesses die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, zusammen. Dabei werden die Ziele der Informationssicherheit und der Rechtssicherheit gleichermaßen berücksichtigt. Die TR dient daher zum einen dem Anwender im behördlichen und privaten Bereich zur Erleichterung der Auswahl von Scan-Lösungen, indem eine Vereinheitlichung der Anforderungen und Sicherheitsmaßnahmen angestrebt wird. Zum anderen werden Herstellern und Dienstleistern notwendige Spezifikationen an die Hand gegeben, mittels derer diese ihre Leistungen TR-konform gestalten und anbieten können.
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