Das Solution Center Business Processes (SCBP) des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat ein neues Whitepaper zur IT-gestützten Personalführung vorgestellt. Unter dem Titel „HR-Prozesse IT-gestützt optimieren – Multitalent digitale Personalakte“ hebeln die vier Autorinnen Sabrina Bockisch, Katja Dippel, Claudia Felten und Petra Greiffenhagen strukturiert und übersichtlich die gängigen Bedenken gegenüber einer Lösung mit digitalen HR-Akten aus. Dazu gibt der Leitfaden handfeste Hinweise und Tipps für Umstellungsprojekte und informiert ausführlich über das Nutzenpotenzial hinsichtlich Kosten, Zeit und Qualitätsgewinnen.

Für Besucher der DMS EXPO 2012 in Stuttgart liegt am VOI-Stand 5 B52 ein kostenloses Exemplar zur Mitnahme bereit.

Trotz fortschreitender Digitalisierung und zunehmendem Einsatz neuer mobiler Technologien in Unternehmen arbeiten Personalabteilungen häufig immer noch mit einem traditionellen Papierarchiv. Das hat verschiedene Gründe: So scheuen sie etwa vor einem Einführungsprojekt zurück, weil sie den Aufwand für die Digitalisierung ihrer Bestandsakten fürchten. Auch führen Datenschutzbedenken, insbesondere des Betriebsrates, häufig zu einem Veto. Vielen fehlt als Anstoß für ein solches Projekt lediglich, sich den Nutzen zu verdeutlichen, der ihnen aus einer elektronischen Lösung entsteht.

Hierzu haben die Autorinnen des neuen VOI-Whitepaper die wichtigsten Aspekte zusammengetragen. Sie belegen, dass eine fachspezifische Dokumentenmanagement-Lösung wie eine digitale Personalakte weit mehr ist als ein elektronisches Archiv – und dadurch die Qualität des Personalmanagements erheblich verbessern hilft. Dabei berücksichtigt das Whitepaper, dass nicht die Personalabteilung alleine über die Einführung einer digitalen Personalakte entscheidet, sondern dies auch die Beteiligung von Management, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragtem und IT-Abteilung erfordert.

Von A wie Automatisierung bis Z wie zeitlicher Nutzen

Entsprechend gibt der Leitfaden zunächst anhand einiger HR-Kernprozesse einen Einstieg in die prozessorientierte Personalarbeit. Auf diesem Wissen aufbauend stellt es dann das Optimierungspotenzial der digitalen Personalakte dar. Besonders deutlich zeigt sich dieses am ausgewählten Beispielprozess des Jahres- und Fördergespräches. Anschließend listet das Whitepaper die Herausforderungen auf, die sich bei der Umsetzung in puncto Digitalisierung, Integration in die IT-Umgebung und auch Datensicherheit ergeben.

Im letzten Abschnitt zum Nutzen werden die Vorteile einer professionellen Bestandsaktendigitalisierung und digitaler Personalakten sorgfältig aufgefächert in finanziellen, zeitlichen und qualitativen Nutzen. Derart aufbereitet sollen sie außerdem die Personalabteilungen als Argumente bei der internen Überzeugungsarbeit unterstützen.

Erstellt wurde das Whitepaper von den Mitgliedern der „VOI Solution Centers Business Processes“ (SCBP) Sabrina Bockisch und Katja Dippel, IQDoQ GmbH, Petra Greiffenhagen, ProKonzept, und Claudia Felten, TROPPER DATA SERVICE AG, die auch zur Leitung des SCBP gehört.

Weiterführende Links

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