Effizienzsteigerung mit moderner elektronischer Akten-Lösung

Die DMSFACTORY hat auf Basis ihrer langjährigen Erfahrungen im ECM-Bereich eine elektronische Akten-Lösung entwickelt, die mit integriertem Web Client und Workflow-Funktionalitäten weit über die klassische Laufmappe hinausgeht. Alle digitalen Unterlagen des Unternehmens zu einem bestimmten Sachgebiet lassen sich damit zusammenfassen – seien es Kundenbeziehungen, Kreditorenverhältnisse oder das Personalwesen – und ortsunabhängig sowie ohne Zeitverlust zur Verfügung stellen. Die Akten-Lösung basiert auf der seit Jahren eingeführten Technologie der DMS- und Archiv-Lösung TINCA aus dem Hause DMSFACTORY.

Die innovative elektronische Akten-Lösung der DMSFACTORY bietet über die klassischen Funktionen, wie Abbildung von Papierakten in Elektronik, Laufmappen etc., hinaus eine Reihe leistungsfähiger Funktionen für Workflow und Webansicht. Über den integrierten Web Client sind die Unterlagen in der Akte über das Internet von jedem beliebigen Ort aus und zu jeder Zeit verfügbar. Eingebaute Workflow-Funktionalitäten wie Postkörbe und Aufgabenverteilung lassen die Akte zum leistungsfähigen BPM-Werkzeug eines Unternehmens werden. In die Entwicklung der Akten-Lösung hat die DMSFACTORY GmbH ihre Erkenntnisse aus der jahrelangen Zusammenarbeit mit dem „DMS Usability Lab“ der Hochschule Darmstadt einfließen lassen. Übersichtlichkeit bei der Anzeige und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten sowie eine intuitive Bedienbarkeit sind daher die wesentichen Produktmerkmale der neuen Lösung.

Mit der elektronischen Akte von DMSFACTORY können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse deutlich optimieren. Die Akte lässt sich beliebig strukturieren und mit Schnittstellen zu anderen IT-Systemen, z.B. HR oder ERP, versehen. Dadurch pflegt sie sich zu einem beträchtlichen Teil bereits selbst und die Datenqualität steigt enorm. Neben verkürzter Recherchezeiten aufgrund der intelligenten Suchfunktion sind deutliche Kostensenkungen im Bereich Papier, Transport und Lager feststellbar. Zusätzliche Funktionen, wie das Anbringen von Notizen, die Wiedervorlage und das Weiterleiten in die Postkörbe von anderen Usern helfen ebenso dabei, die Arbeit mit den archivierten Dokumenten so effizient wie möglich zu gestalten.

Jörg Eckhard, Leiter Vertrieb der DMSFACTORY: „Ein typischer Fall für die Einrichtung elektronischer Akten-Lösungen ist das Vertragswesen. Die Vertragsakte der DMSFACTORY bietet einen kompletten Überblick über Vertragsinhalte und informiert rechtzeitig über zu beachtende Kündigungsfristen. Angaben aus Verträgen müssen damit nicht mehr in Papierform oder mit Excel-Tabellen geführt werden. Unsere Akten-Lösung lässt sich aber auch in anderen Bereichen einsetzen, etwa für die Verwaltung von Personalakten, Krediten, Patienteninformationen oder Arbeitgeberdaten. Wir können unsere Lösung individuell auf die jeweiligen Bereiche und Anforderungen unserer Kunden anpassen.“

Weiterführende Links

• Orginalmeldung von DMSFACTORY Gesellschaft für integrierte Dokumenten-Management-Systeme mbH
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