Schon ein einzelnes Projekt so zu organisieren, zu steuern und zu überwachen, dass es erfolgreich ist, erfordert vom Projektleiter viel Koordination, Einsatz und die richtigen Werkzeuge. Eine ganz andere Dimension erreicht die Aufgabe, wenn es nicht mehr darum geht, ein einzelnes Projekt erfolgreich zu realisieren, sondern eine ganze Reihe von Projekten zu koordinieren. In diesem Falle spricht man von Multiprojektmanagement (auch: Projektportfolio-Management). Für das Multiprojektmanagement ist der Multiprojektmanager bzw. der Projektkoordinator zuständig. In der Praxis kann man die Aufgaben des Projektkoordinators in drei Phasen unterscheiden: die Planung, die Durchführung mit dem Controlling und die Auswertung.
In der Planung geht es darum, die verschiedenen Projektinitiativen zu sichten und deren Umsetzung zu prüfen. Im Vordergrund sollte dabei die Unternehmensstrategie stehen: Welchen Stellenwert haben die einzelnen Projekte im Hinblick auf die übergeordneten Unternehmensziele? Auch die Berücksichtigung von Synergieeffekten zwischen den einzelnen Projektinitiativen ist wichtig. Ganz praktische Aspekte wie die Verfügbarkeit von Ressourcen dürfen dabei nicht vernachlässigt werden. Wenn dann entschieden ist, welche der in Frage kommenden Projektinitiativen wann und wie durchgeführt werden, geht es um die konkrete Planung der Projekte. Diese Aufgaben liegen in der Regel im Verantwortungsbereich des Projektleiters.
In dieser Phase vor und während der Durchführung der verschiedenen Projekte ist es die Aufgabe des Projektkoordinators, die Ressourcenauslastung im Blick zu behalten und den Fortschritt der einzelnen Projekte zu beobachten, um bei möglichen Verzögerungen oder Verschiebungen im Projekt frühzeitig und angemessen zu reagieren.
Nach dem hoffentlich erfolgreichen Projektabschluss kommt der kritische Punkt, an dem der Projektkoordinator der Versuchung widerstehen muss, sich zufrieden lächelnd in seinem Bürostuhl zurückzulehnen. Denn jetzt gilt es, die Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Einzelprojekt zu sammeln und für zukünftige Projekte nutzbar zu machen. Ob man das dann als Lessons Learned, Projektwissensmanagement oder wie auch immer bezeichnet, spielt dabei keine so große Rolle.
Ab einer gewissen Größenordnung ist die Planung, das Controlling und die Auswertung der Projekte in einem solchen Multiprojektmanagement ohne Software-Unterstützung nicht mehr sinnvoll zu bewältigen. Von Vorteil ist es dann, wenn die Software alle Phasen des Multiprojektmanagements unterstützt und die benötigten Informationen und Zahlen schnell und übersichtlich zur Verfügung stellen kann.
Die webbasierte Projektmanagement-Software ibo netProject von der ibo Software GmbH [http://www.ibo.de/… bietet umfassende Unterstützung für ein solches Multiprojektmanagement. In der Vorbereitungsphase begleitet ein Workflow jede Projektinitiative auf ihrem Weg von der Idee über den Antrag bis zum Auftrag. Sowohl für die Planung als auch für das Controlling stehen im Multiprojekt-Informationssysytem Auswertungen zu Aufgaben, Aufwänden, Ressourcen, Kosten und Fehlzeiten zur Verfügung. Die vielfältigen Berichte und Abfragen, die individuell gestaltet werden können, sorgen dafür, dass der Projektkoordinator aus den einzelnen Projekten genau die Informationen bekommt, die er für seine nächsten Entscheidungen benötigt.
Ausführliche Informationen zu den Funktionalitäten des Multiprojektmanagements in ibo netProject liefert die Produkthomepage [http://www.netproject.de/]: www.netProject.de.
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